Zawieszenie działalności: kompletny poradnik na 2026 rok!

Zawieszenie działalności nie musi równać się z porażką. Może to być strategiczne rozwiązanie, które pozwala na złapanie oddechu” i uporządkowanie spraw bez rezygnacji z biznesu. Zanim to jednak zrobisz, musisz wiedzieć, jak zgodnie z prawem zawiesić działalność gospodarczą w 2026 r. Właśnie dlatego napisaliśmy ten poradnik, w którym wszystko wyjaśniamy: VAT, ZUS, podatek dochodowy czy księgowość podczas zawieszenia działalności. Czytaj dalej, aby nie przegapić kluczowych informacji, które mogą uratować Twój biznes!

Kiedy można zawiesić działalność gospodarczą?

Zawieszenie działalności gospodarczej jest możliwe w określonych warunkach. Jednym z nim jest brak zatrudnienia pracowników. Tym samym przedsiębiorca prowadzący działalność wpisaną do CEIDG może zawiesić firmę tylko pod warunkiem, że nie zatrudnia pracowników na:

• umowę o pracę, 
• na zasadzie powołania, wyboru, mianowania, 
• na spółdzielczą umowę o pracę. 

Przed zawieszeniem działalności gospodarczej, nie trzeba natomiast rozwiązywać umów zlecenie lub umów o dzieło. Zawieszenie jest również możliwe wówczas, gdy pracownicy firmy znajdują się na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich lub wychowawczych. 

Zawieszenie działalności gospodarczej charakteryzuje się również tym, iż można tego dokonać z dowolnego powodu (np. przejściowymi kłopotami finansowymi, brakiem dochodów, chęcią podjęcia pracy na etacie). Minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni. Maksymalny nie został natomiast wskazany w ustawie, co sprawia, że zawieszenie może mieć charakter bezterminowy. Przedsiębiorca ma ponadto prawo do wielokrotnego zawieszenia działalności gospodarczej. Z kolei data zawieszenia można pokrywać się z datą złożenia wniosku do CEIDG lub mieć charakter wsteczny albo przyszły. 

Jak zawiesić działalność gospodarczą?

Proces zawieszenia działalności gospodarczej nie jest skomplikowany. Wymaga jednak wykonania określonych kroków, które zostało konkretnie sformułowane przez ustawodawcę.

1. Należy złożyć wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej. Można tego dokonać online, w urzędzie lub pocztą.
2. Urząd weryfikuje wniosek i informuje przedsiębiorcę o konieczności wprowadzenia zmian, jeśli wniosek został złożony lub wypełniony niepoprawnie.
3. Jeżeli urząd zaakceptuje wniosek, działalność przedsiębiorcy zostaje zawieszona od dnia wskazanego we wniosku. 

Zawieszenie działalności gospodarczej jest bezpłatne. Jeśli natomiast przedsiębiorca korzysta z pełnomocnictwa, wówczas musi uiścić opłatę skarbową, która wynosi 17 zł.

Jak zawiesić działalność przez Internet?

W poprzednim rozdziale wspomnieliśmy, iż możliwe jest zawieszenie działalności gospodarczej przez Internet. Aby tego dokonać, należy:

1. przejść na stronę główną biznes.gov.pl,
2. wybrać usługę „zmień dane w CEIDG”,
3. zalogować się na konto, wykorzystując profil zaufany lub e-dowód,
4. wybrać odpowiednie opcje i złożyć wniosek online.

Cały proces jest dość intuicyjny i nie powinien nastręczać żadnych trudności.

Ile wstecz można zawiesić działalność?

Interpretacja aktualnych przepisów prawnych, zawartych w Ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, pozwala sugerować, iż obecnie jest możliwe zawieszenie działalności gospodarczej ze wsteczną datą, o ile termin odpowiada rzeczywistości. Przedsiębiorca może wskazać datę zawieszenie nawet do 30 dni przed złożeniem wniosku. Trzeba jednak pamiętać, że okres zawieszenia nie może być krótszy niż 30 dni. Bardzo ważne jest również, iż przedsiębiorcy, którzy są wpisani do KRS, nie mogą zawieszać firmy ze wsteczną datą. Wynika to z tego, że zawieszenie w KRS rozpoczyna się od dnia złożenia wniosku lub później. 

Zawieszenie działalności 1. dnia miesiąca

Analizując ustawę, można dojść do wniosku, że data zawieszenia działalności gospodarczej ma spore znaczenie dla przedsiębiorcy.

• Zawieszając działalność na początku miesiąca, przedsiębiorca unika konieczności opłacania składek ZUS za cały miesiąc. To z kolei może znacząco zmniejszyć koszty utrzymania firmy w okresie zawieszenia. 
• Zawieszenie działalności na początku miesiąca eliminuje konieczność proporcjonalnego rozliczania składek, co upraszcza proces księgowy i administracyjny. 
• Przedsiębiorca unika konieczności składania deklaracji VAT za niepełny miesiąc działalności, co zmniejsza obciążenia administracyjne. 
• Zawieszenie na początku miesiąca może ułatwić planowanie finansowe, gdyż koszty prowadzenia działalności są bardziej przewidywalne. 
• Rozliczenia podatkowe stają się prostsze, ponieważ okres zawieszenia pokrywa się z pełnymi miesiącami kalendarzowymi, co ułatwia sporządzanie rocznych deklaracji podatkowych. 
• Przedsiębiorca może skupić się na innych aspektach zarządzania firmą, zamiast zajmować się bieżącymi rozliczeniami i zobowiązaniami. 

Warto także zauważyć, że zawieszenie działalności na początku miesiąca może być korzystne także w kontekście planowania strategii biznesowej na przyszłość.

Co z przychodami firmy?

W okresie zawieszenia, przedsiębiorca nie może prowadzić działalności gospodarczej ani z tego tytułu osiągać żadnych przychodów. Nie ma zatem możliwości realizowania nowych sprzedaży towarów lub usług. Możliwe jest natomiast przyjmowanie pieniędzy za sprzedaż, która powstała przed zawieszeniem działalności. Przedsiębiorca może jednak sprzedawać majątek służbowy (np. środki trwałe, wyposażenie) oraz uzyskiwać przychody finansowe z tytułu odsetek lub dywidend. Należy jednak pamiętać, że sprzedaż środków trwałych lub wyposażenia, wymaga rozliczenia się z VAT-u.

Koszty związane z prowadzeniem firmy

Zawieszenie działalności gospodarczej nie jest tożsame z zamknięciem firmy. Celem przedsiębiorcy powinno być dążenie do ponownego wznowienia działalności. Kluczowe jest także wyeliminowanie czynników, które utrudniają prowadzenie firmy (np. trudności finansowe). W rezultacie przedsiębiorca nie powinien zapominać o swoim biznesie, tylko dążyć do przezwyciężenia kłopotów. Między innymi z tego powodu przedsiębiorca ma prawo do rozliczania wszystkich kosztów prowadzenia działalności, które dotyczą umów, zawartych przed zawieszeniem firmy. Ponadto możliwe jest ponoszenie kosztów, które mają na celu utrzymanie działalności oraz jej późniejsze wznowienie (np. koszty za wynajem lokalu, koszty energii, koszty leasingu, abonament za telefon, koszty księgowości prowadzonej przez biuro rachunkowe). 

Nie można jednak ponosić kosztów związanych z bieżącą działalnością operacyjną, która generuje nowe przychody oraz kosztów, które dotyczą zakupów paliwa lub delegacji. Niemożliwe jest także wykonywanie odpisów amortyzacyjnych od posiadanych środków trwałych. 

Zarządzanie finansami firmy

Zawieszenie działalności gospodarczej to nie wakacje dla przedsiębiorcy, tylko okres wzmożonej pracy, mającej na celu wznowienie funkcjonowania biznesu. Istotne jest zatem poprawne i skuteczne zarządzanie finansami firmy. Należy m.in. regulować wszystkie zobowiązania finansowe, które powstały w czasie, gdy działalność była aktywna. Ponadto ważnym aspektem jest również odpowiednie zarządzanie budżetem firmowym oraz ustalenie planu i strategii działania: nie tylko w zakresie finansów, ale całego biznesu.

Umowa o pracę w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej

Niektórzy przedsiębiorcy zawieszają działalność gospodarczą i w tym okresie podejmują zatrudnienie w ramach umowy o pracę. Takie działanie jest zgodne z prawem! Nieco inaczej wygląda jednak sytuacja z umowami zlecenie lub umowami o dzieło. W takim przypadku zakres czynności, wskazany w tych umowach nie może być identyczny jak czynności, wykonywane w ramach działalności gospodarczej. 

W jaki sposób rozliczać podatek dochodowy?

Przedsiębiorca, który zawiesza działalność gospodarczą, nie musi wpłacać zaliczek na podatek dochodowy za okres zawieszenia. Dotyczy to zarówno podatku dochodowego obliczanego według skali podatkowej (zasady ogólne), jak i podatku liniowego oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Warto jednak pamiętać, że jeśli obowiązek zapłaty podatku powstanie przed okresem zawieszenia (np. w ramach wystawionej faktury sprzedaży towarów i usług), to przedsiębiorca musi uiścić należność do urzędu skarbowego, nawet jeśli termin zapłaty przypadnie na okres zawieszenia działalności. 

W trakcie zawieszenia firmy, przedsiębiorca nadal jest zobowiązany do złożenia PIT-u za cały rok, w którym działalność była zawieszona. W rocznym zeznaniu należy uwzględnić wszystkie przychody i koszty poniesione zarówno przed, jak i po okresie zawieszenia, oraz ewentualne przychody uzyskane zgodnie z prawem podczas zawieszenia. Co więcej, koszty poniesione przed zawieszeniem działalności oraz te, które są niezbędne do utrzymania majątku firmy i zabezpieczenia źródła przychodów, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w rocznym zeznaniu podatkowym. Rozliczenie PIT składa się nawet w tej sytuacji, w której przedsiębiorca nie osiągnął żadnych dochodów.

Przykładem ilustrującym kwestie podatku dochodowego jest sytuacja, w której przedsiębiorca zawiesił działalność 1 marca 2025 roku. W takim przypadku będzie musiał zapłacić zaliczki na podatek dochodowy za styczeń i luty 2025 rok. W zeznaniu podatkowym PIT za 2025 rok, przedsiębiorca uwzględni natomiast przychody i koszty z tych dwóch miesięcy oraz ewentualne przychody i koszty poniesione zgodnie z prawem podczas zawieszenia.

Zawieszenie działalności a ZUS

Zawieszenie działalności gospodarczej ma istotne konsekwencje w kontekście składek na ubezpieczenia społeczne, płaconych do ZUS-u. 

• Przede wszystkim przedsiębiorca nie zgłasza zawieszenia do ZUS-u, ponieważ wszystkie informacje są przekazywane automatycznie przez CEIDG.
• Przedsiębiorca nie musi opłacać składek na ubezpieczenia społeczne ani składkę zdrowotną, ponieważ w tym okresie nie podlega ubezpieczeniom.

Jeśli zawieszenie działalności gospodarczej nastąpiło w trakcie miesiąca, należy uiścić składkę zdrowotną za cały miesiąc oraz składkę na ubezpieczenia społeczne proporcjonalnie do liczby dni w miesiącu, w których firma była aktywna. 

Należy pamiętać, że prawo do ubezpieczenia zdrowotnego mija po 30 dniach od zakończenia okresu, w którym przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniu. Każdy przedsiębiorca ma natomiast opcję na dobrowolne zgłoszenie się do ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ, a także do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego. Nie ma natomiast możliwości dobrowolnego zgłoszenia się do ubezpieczenia chorobowego oraz wypadkowego.

Co jeśli przedsiębiorca jest ubezpieczony w KRUS?

Niektórzy przedsiębiorcy nie są ubezpieczeni w ZUS-ie, tylko w KRUS-ie (Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego). To sprawia, że w przypadku zawieszenia działalności gospodarczej obowiązują ich nieco inne zasady. 

1. Informacja o zawieszeniu działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG jest automatycznie przekazywana do KRUS, naczelnika właściwego urzędu skarbowego oraz Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). W rezultacie przedsiębiorca nie musi składać dodatkowych dokumentów bezpośrednio do KRUS.

2. W momencie zawieszenia działalności gospodarczej lub jej zakończenia, przedsiębiorca wraca do opłacania składek KRUS w pojedynczej wysokości. Przypominamy, że rolnicy, prowadzący działalność gospodarczą, normalnie opłacają składki w podwójnej wysokości (na ubezpieczenie emerytalno-rentowe) oraz pojedynczej wysokości (na ubezpieczenia wypadkowe, chorobowe oraz macierzyńskie).

3. Warto pamiętać, że składki KRUS są opłacane kwartalnie, co sprawia, że zawieszenie działalności jest korzystniejsze wraz z końcem kwartału. KRUS nie zwraca bowiem żadnej części składki opłaconej z góry za cały kwartał. Po wznowieniu działalności, należy natomiast opłacić składki za cały kwartał, bez względu na datę wznowienia.

Zawieszenie działalności przez przedsiębiorcę, który jest ubezpieczony w KRUS-ie, nie jest trudne. Wymaga jednak zapamiętania kilku istotnych informacji, które wskazaliśmy powyżej.

Zawieszenie działalności a VAT

W trakcie zawieszenia działalności gospodarczej jako czynny podatnik VAT, przedsiębiorca nie ma obowiązku do składania deklaracji JPK_VAT. Zwolnienie dotyczy jednak tylko pełnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli więc działalność jest zawieszona w trakcie miesiąca lub kwartału, wówczas musisz złożyć deklarację za dany okres, w którym firma była prowadzona. Jeśli zatem zawiesisz działalność 28 września, wówczas ostatnią deklarację złożysz do 25 października.

Istnieje również kilka wyjątków, które sprawiają, że przedsiębiorca musi złożyć deklarację JPK_VAT. Do takiej sytuacji dochodzi wtedy, gdy w trakcie zawieszenia: 

• dokonujesz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub usług,
• korygujesz wcześniej złożoną deklarację VAT,
• przeprowadzasz korektę proporcji VAT,
• sprzedajesz składniki majątku firmowego.

Przedsiębiorca może złożyć deklarację VAT także w sytuacji, w której chcesz skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT od kosztów, poniesionych podczas zawieszenia działalności. Takie działanie jest jednak możliwe tylko wtedy, gdy koszty wynikają z umów zawartych przed zawieszeniem i mają na celu zapewnienie późniejszego wznowienia działalności. Ewentualną nadwyżkę VAT można natomiast odzyskać dopiero po wznowieniu funkcjonowania firmy.

Nie można zapominać, że zawieszenie działalności gospodarczej na okres minimum 6 miesięcy, może skutkować wykreśleniem z rejestru podatników VAT. Kiedy jednak przedsiębiorca wznowi działalność, zostanie automatycznie wpisany do rejestru podatników VAT. Nie ma zatem konieczności składania wniosku. W przypadku wykonywania czynności opodatkowanych VAT w trakcie zawieszenia, należy powiadomić o tym urząd skarbowy przed dniem zawieszenia działalności lub przed rozpoczęciem tych czynności. Składając takie zawiadomienie, można uniknąć wykreślenia z rejestru VAT lub przywrócić status podatnika VAT na okres wskazany w zawiadomieniu.

Księgowość w trakcie zawieszenia działalności

Obowiązek prowadzenia księgowości firmy nie znika wraz z zawieszeniem działalności. Nadal konieczne jest wykonywanie niezbędnej dokumentacji. Specyfika tego zadania zależy natomiast od tego, czy prowadzona jest księgowość uproszczona (KPiR), księgowość pełna czy dochodzi do rozliczenia na zasadach ryczałtu.

• Jeśli jesteś opodatkowany według skali podatkowej (zasady ogólne) lub podatkiem liniowym, wówczas musisz prowadzić KPiR. W takim przypadku, podczas zawieszenia działalności masz prawo ponosić koszty stałe, które należy ujmować w księgowości (na bieżąco) lub w okresie wznowienia działalności (zbiorczo). Oczywiście, jeżeli dojdzie do sprzedaży majątku firmowego, trzeba to wykazać w KPiR.
• Jeśli natomiast rozliczasz się ryczałtem, wtedy wykonujesz wpisy do ewidencji tylko w sytuacji, w której otrzymujesz przychody, które powstały w trakcie zawieszenia działalności.

Jeżeli po przeczytaniu powyższych informacji, czujesz się zagubiony, pamiętaj, że zawsze możesz skorzystać z usług księgowych biura rachunkowego Trasted!

Co może robić przedsiębiorca podczas zawieszenia działalności?

Przedsiębiorców, którzy zastanawiają się nad zawieszenie działalności gospodarczej, interesują przede wszystkim odpowiedzi na dwa pytania:

1. Co mogą robić w trakcie zawieszenia działalności?
2. Czego nie mogą robić w trakcie zawieszenia działalności?

Podsumowując zatem nasz poradnik, chcielibyśmy, aby każdy przedsiębiorca zapamiętał najważniejszą kwestię. W trakcie zawieszenia nie może prowadzić działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów. Jednocześnie jednak przedsiębiorca podczas zawieszenia firmy może:

• wykonywać określone czynności, które pozwalają mu zabezpieczyć źródło przychodów po wznowieniu działalności gospodarczej;
• osiągać przychody i regulować zobowiązania, które powstały przed zawieszeniem;
• sprzedawać środki trwałe i wyposażenie firmy, zabezpieczać źródła przychodów oraz powoływać lub odwoływać zarządcę sukcesyjnego.

Ponadto w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma obowiązek:

• prowadzić księgowość firmy i składać roczne sprawozdania finansowe,
• uczestniczyć w kontrolach i postępowaniach wszelkiego rodzaju, które dotyczą jego firmy (np. postępowanie sądowe),
• wykonywać obowiązki, wskazane w przepisach,
• płacić należności o charakterze publiczno-prawnym (np. podatek od nieruchomości).

Jeśli po przeczytaniu naszego poradnika, wciąż masz wątpliwości, zgłoś się po pomoc do biura rachunkowego Trasted. Z chęcią odpowiemy na Twoje pytania i rozwiążemy wszystkie problemy!