Zakładanie firmy w 2025 roku: o czym musisz pamiętać?

Własna działalność gospodarcza to nie tylko szansa na niezależność finansową, ale również możliwość realizacji pasji. Przejście przez formalności i założenie firmy, to jednak za mało, aby cieszyć się wolnością. O czym jeszcze musisz pamiętać? Jak wygląda pierwszy miesiąc prowadzenia działalności w Polsce? Co warto zrobić, aby zwiększyć swoje szanse na biznesowy sukces? Własna firma może być jednocześnie przepustką do wolności, jak i zaledwie iluzją swobody oraz źródłem problemów. Wszystko zależy od tego, jak dobrze będziesz przygotowany. Warto o to zadbać już na etapie zakładania firmy. Właśnie o tym przeczytasz w naszym kompletnym poradniku. Dajemy praktyczną wiedzę w prostej formie, która pomoże Ci zrealizować biznesowe marzenia. Zobacz, jak wygląda zakładanie firmy w 2025 roku, nie tylko od strony formalnej, ale również strategicznej!

Zakładanie firmy krok po kroku – formalności, które musisz spełnić w 2025 roku

Z formalnego punktu widzenia, do założenia firmy, potrzebujesz wykonać zaledwie 10 kroków.

Wymyślić nazwę działalności (musi zawierać Twoje imię i nazwisko).
Podać adres siedziby (miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, do którego posiadasz prawny tytuł, korzystania z lokalu).
Określić kody PKD (obrazują przedmiot działalności Twojej firmy).
Wybrać formę opodatkowania (to bardzo ważna decyzja, która wpływa na wysokość podatku dochodowego i składki zdrowotnej czy dostępność ulg podatkowych).
Zastanowić się nad księgowością (możesz prowadzić ją samodzielnie, ale ogromna większość przedsiębiorców wybiera współpracę z biurem rachunkowym).
Złożyć wniosek do CEIDG (zrobisz to online, osobiście w urzędzie gminy lub miasta albo korzystając z poczty).
Zgłosić siebie i pracowników (jeśli zatrudniasz) do ZUS-u (pamiętaj o możliwości skorzystania z ulg na składki ZUS dla nowych przedsiębiorców).
Załatwić formalności, związane z urzędem skarbowym (najważniejszą kwestią jest decyzja, czy chcesz zostać płatnikiem VAT).
Założyć konto firmowe (w większości przypadków nie ma obowiązku zakładania konta firmowego dla JDG, jednak takie rozwiązanie daje sporo korzyści).
Sprawdzić pozostałe wymogi prawne (warto zweryfikować, czy rodzaj Twojej działalności nie obliguje Cię do uzyskania niezbędnych pozwoleń, koncesji czy licencji).

Każdy z powyższych kroków bardzo dokładnie opisaliśmy w naszym obszernym poradniku: „Jak założyć firmę krok po kroku?”. Poza tym zawsze możesz skorzystać z naszego indywidualnego wsparcia w zakładaniu działalności. Pozwolisz więc, że nie będziemy się powtarzać, tylko skupimy się na czymś innym. Wciąż pozostajemy w temacie „otwierania działalności gospodarczej”, ale chcemy spojrzeć na ten proces z nieco innej perspektywy.

Spełnienie formalnych wymogów i otworzenie firmy w świetle prawa, to niezbędny etap, jeśli chcesz zostać przedsiębiorcą. Zgodzisz się jednak, że zarejestrowania działalności to dopiero początek Twojej przygody z biznesem, prawda? Przecież czeka na Ciebie jeszcze wiele wyzwań, związanych z prowadzeniem i rozwijaniem firmy. Właśnie o tym przeczytasz w dalszej części tego artykułu.

Co warto zrobić podczas zakładania firmy?

Podczas rejestrowania firmy w CEIDG, musisz wykonać niezbędne i formalne kroki. Oprócz tego jednak warto zadbać o pozostałe kwestie, które nie są obowiązkowe, ale zdecydowanie pomagają w późniejszym rozwoju działalności. Mamy na myśli, chociażby: przygotowanie biznesplanu, dofinansowanie, inwestycję w reklamę czy zakup niezbędnych narzędzi.

Jak otworzyć firmę z sukcesem?

Pytania: „Jak założyć firmę krok po kroku?” oraz „Jak otworzyć firmę z sukcesem?”, wydają się identyczne lub przynajmniej bliskoznaczne. W rzeczywistości jednak zarejestrowanie firmy w CEIDG jest ważnym krokiem, ale to wciąż dopiero początek. Aby Twoja działalność nie tylko wystartowała, ale również miała szansę na sukces, warto pomyśleć o kilku dodatkowych działaniach strategicznych. Najlepiej, gdybyś uwzględnił je jeszcze przed formalną rejestracją działalności w CEIDG. Jakie kroki warto wykonać na początku, aby zwiększyć swoje szanse na sukces?

Treściwy biznesplan jest potrzebny nawet w przypadku JDG

Niektórzy twierdzą, że JDG nie potrzebuje biznesplanu, ponieważ skala działalności jest zbyt mała. Całkowicie się z tym nie zgadzamy! Prowadząc JDG, nie potrzebujesz tworzyć 100-stronicowego elaboratu, ale spisanie podstawowych założeń, będzie nieocenionym wsparciem w rozwoju firmy. Określ, kto jest Twoim klientem? Jakie problemy rozwiązujesz? Czym się wyróżniasz? Jakie są Twoje cele na najbliższy miesiąc, kwartał i rok? Jakie przewidujesz koszty i przychody? Nawet tak prosty plan wskaże Ci kierunek rozwoju i pomoże podejmować lepsze decyzje.

Dofinansowanie dla JDG często oferuje duże pieniądze niewielkim kosztem

Finansowanie to kolejna kwestia, którą warto przemyśleć przed otworzeniem działalności. Zastanów się, ile pieniędzy potrzebujesz na początku, zanim firma zacznie na siebie zarabiać? Czy masz wystarczające oszczędności? Czy potrzebujesz kredytu albo wsparcia bliskich? A może warto poszukać dofinansowania? Sprawdź dostępne opcje dofinansowania i dotacji na rozpoczęcie działalności z urzędu pracy, funduszy unijnych albo lokalnych programów wsparcia przedsiębiorczości. Często taka pomoc jest nie tylko znacząca (nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych), ale również bezzwrotna i łatwo dostępna.

Reklama firmy już na etapie zakładania działalności

Nie czekaj z marketingiem, aż „wszystko inne będzie gotowe”. Markę warto zacząć budować od samego początku. Zadbaj o profesjonalne logo i spójną identyfikację wizualną, a także obecność w Internecie (np. własna strona internetowa, media społecznościowe). Oczywiście, istnieje wiele przykładów firm, które nie są obecne w Internecie, a klientów pozyskują z polecenia. Nie każdy jednak może sobie na to pozwolić. Większość nowych firm potrzebuje wychodzić do klientów i aktywnie ich poszukiwać.

Dbałość o kwestie prawne chroni biznes i daje spokój przedsiębiorcy

Zasada: „Lepiej zapobiegać, niż leczyć”, odnosi się nie tylko do medycyny, ale również biznesu i kwestii prawnych. Przygotuj niezbędne wzory umów i regulaminów, które będą chronić Ciebie i Twoich klientów. Zadbaj również o ochronę danych osobowych (RODO), jeśli będziesz je przetwarzać. W przypadku wątpliwości, niejasności albo problemów, sugerujemy natomiast kontakt z prawnikiem, który odpowie na Twoje pytania.

Inwestycja w dobre narzędzia zwraca się z nawiązką

Zakładanie firmy w 2025 roku powinno uwzględniać inwestycję w niezbędne narzędzia, które ułatwią Ci prowadzenia i rozwijanie przedsiębiorstwa. Wybór narzędzi jest ściśle powiązany z charakterem Twojej działalności. Z doświadczenia jednak wiemy, że wielu przedsiębiorców odnosi korzyści, wybierając m.in. programy do fakturowania oraz systemy do zarządzania zadaniami i klientami (CRM).

Pierwszy miesiąc prowadzenia JDG, czyli rzeczywistość mikroprzedsiębiorcy w Polsce

Nowi przedsiębiorcy nie wiedzą, czy powinni się cieszyć po otworzeniu firmy, czy może raczej bać się tego, co nadejdzie. Jesteśmy zwolennikami podejścia numer jeden. Założenie działalności gospodarczej może być powodem do radości, zwłaszcza jeśli jest to przemyślana decyzja i kolejny krok realizowania swoich pasji. Nie da się jednak ukryć, że pierwsze dni i tygodnie prowadzenia firmy, to zwykle mieszanka ekscytacji i lekkiego chaosu. Co Cię czeka w pierwszym miesiącu po otworzeniu JDG? O czym musisz pamiętać w tym kluczowym okresie?

Pamiętaj, że masz 7 dni (od daty rozpoczęcia działalności) na zgłoszenie siebie do ZUS-u.
Terminowo rozliczaj się z urzędem skarbowym oraz ZUS-em.
Pierwszy miesiąc jest czasem wdrożenia niezbędnych systemów. Jeśli tego nie zrobiłeś, załóż konto firmowe, wybierz program do fakturowania i zdecyduj, jak będziesz prowadzić księgowość (samodzielnie lub z biurem rachunkowym).
Z perspektywy finansowej, głównym celem na początku działalności, jest zdobycie pierwszych klientów. Udane transakcje lub nawiązanie współprac będzie dla Ciebie nie tylko zastrzykiem gotówki, ale również motywacją do dalszych działań.
Zwracaj uwagę na płynność finansową. Łatwo jest wydać pieniądze na start, ale przychody mogą pojawić się z opóźnieniem. Monitoruj stan konta, pilnuj terminów płatności od klientów i mądrze zarządzaj wydatkami.
Prawdopodobnie szybko odkryjesz, że doba ma tylko 24 godziny, a Ty jesteś odpowiedzialny niemalże za wszystko. Ustal priorytety, planuj zadania, ucz się mówić „nie” mniej ważnym sprawom i pamiętaj o odpoczynku oraz życiu prywatnym.

Na koniec coś, o czym mamy wrażenie, że niewiele osób mówi. Nie tylko w pierwszym miesiącu, ale na każdym etapie prowadzenia JDG, mogą pojawić się chwile zwątpienia, stres czy zmęczenie. To normalne, dopóki masz pewność i świadomość, że podążasz właściwą drogą. Bądź dla siebie cierpliwy, nie bój się pytać i prosić o pomoc, wspieraj się zaufanymi osobami i pamiętaj, że dopiero rozpoczynasz przygodę z biznesem, więc pierwsze miesiące to czas intensywnej nauki i adaptacji.

O czym musisz pamiętać podczas zakładania działalności gospodarczej

Jak rozwijać firmę?

Założenie firmy i przetrwanie pierwszego miesiąca to jedno, ale co zrobić, aby biznes rósł i rozwijał się w dłuższej perspektywie? Całe szczęście nie musisz wprowadzać rewolucyjnych działań. Bardzo często wystarczające są proste i konsekwentnie stosowane zasady.

Słuchaj, co mówią klienci, bo to oni są świetnym źródłem wiedzy. Pytaj ich o opinie, zbieraj feedback i analizuj potrzeby. Dostosowując ofertę do oczekiwań klientów, budujesz lojalność i zdobywasz ambasadorów marki.

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz produkty, czy świadczysz usługi, jakość powinna być Twoim priorytetem. Zadowolony klient wróci i poleci Cię innym. To najlepsza i najtańsza forma marketingu.
Analizuj, optymalizuj i sprawdzaj, co działa, a co nie? Które kroki marketingowe przynoszą najlepsze efekty? Które produkty lub usługi sprzedają się najlepiej? Podejmuj decyzje na podstawie faktów i danych.
Rynek, środowisko biznesowe, technologie i oczekiwania klientów ciągle się zmieniają. Czytaj książki branżowe, słuchaj podcastów, bierz udział w szkoleniach i webinarach. Inwestycja w odpowiednią wiedzę, zawsze się zwraca.
Staraj się budować długoterminowe relacje z klientami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi.
Gdy przyjdzie na to odpowiedni moment, zacznij delegować zadania. To normalne, że początkowo robisz wszystko samodzielnie. W miarę rozwoju firmy, warto jednak oddawać część zadań, które nie są kluczowe lub w których nie jesteś ekspertem.
Zabrzmi to banalnie, ale prowadzenie firmy to maraton, a nie sprint. Znajdź czas na odpoczynek, regenerację i życie prywatne. Dbaj o swoje zdrowie fizyczne i psychiczne.

Zakładanie firmy powinno więc uwzględniać strategię rozwoju. Nie czekaj, aż oficjalnie i formalnie zarejestrujesz działalność w CEIDG. Zacznij planować rozwój biznesu na etapie otwierania firmy, a Twoje wejście na rynek będzie przyjemniejsze i skuteczniejsze. Ekspansja przedsiębiorstwa wymaga pracy, ale powinna być również satysfakcjonująca. Wierzymy, że stosując te proste zasady, zwiększysz swoje szanse na budowę stabilnego i dobrze prosperującego biznesu.

Po co zakładasz firmę?

W dzisiejszych czasach bardzo trudno jest utrzymać uwagę czytelników na dłużej niż kilkadziesiąt sekund. Jeśli więc nadal jesteś z nami i czytasz te słowa, należą Ci się szczere słowa uznania. Oprócz tego, mamy dla Ciebie coś jeszcze – niewielką propozycję. Zatrzymaj się na moment i zastanów nad bardzo ważną kwestią, dotyczącą Twojej „drogi przedsiębiorcy”, którą chcesz pójść. Dlaczego tak naprawdę chcesz założyć firmę? Jakie są Twoje motywacje? Co sprawia, że w ogóle rozważasz tę opcję? Co Cię pociąga w byciu przedsiębiorcą?

Jasna strona przedsiębiorczości

Większość osób marzy o „byciu na swoim” z powodu wizji niezależności i wolności. Koniec z szefem nad głową, sztywnymi godzinami pracy i narzuconymi zadaniami. We własnej firmie to Ty decydujesz o kierunku rozwoju, wybierasz projekty i ustalasz priorytety. Trzymasz ster w swoich rękach. Przyznasz, że to kusząca perspektywa, prawda?

Istnieje również spora grupa ludzi, dla których zakładanie firmy to sposób na realizację swoich pasji. Zwykle mają pomysł na biznes, który rozpala ich ekscytację i ambicję. Jeśli jesteś jednym z tych ludzi, zapewne wiesz, o czym mówimy. Kochasz to, co robisz i chcesz przekuć pasję w sposób na życie. Własna działalność gospodarcza daje natomiast możliwości zarabiania na tym, w co naprawdę wierzysz i co sprawia Ci radość.

Nie da się również ukryć, że prowadzenie JDG daje większy potencjał zarobkowy niż etatowa pensja. Oczywiście, nie dotyczy to wszystkich sytuacji, jednak we własnej firmie Twój sukces finansowy znacznie bardziej zależy od Ciebie i Twojego zaangażowania, pomysłowości oraz efektywności. We własnej firmie nie jesteś uwikłany w strukturę wynagrodzeń w korporacji. Górny limit przychodów praktycznie nie istnieje, choć droga do wysokich zysków bywa bardzo kręta i niewielu jest w stanie ją pokonać.

Ciemna strona przedsiębiorczości

Bądźmy szczerzy – prowadzenie działalności gospodarczej jest dalekie od idyllicznego życia i beztroskiej codzienności. Własna firma to nie tylko blaski, ale również wyzwania, trudności i ryzyka. Nikt nie daje Ci gwarancji sukcesu. Inwestujesz czas, energię i oszczędności, ale wciąż wiele kwestii nie zależy bezpośrednio od Ciebie. Rynek bywa kapryśny, klienci mogą się wahać, a konkurencja nie śpi. Musisz więc być przygotowany, że nie zawsze wszystko pójdzie zgodnie z Twoim planem.

Poza tym prowadząc JDG, odpowiadasz całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy. Ponadto we własnej działalności gospodarczej jesteś nie tylko przedsiębiorcą, ale również pracownikiem i pełnisz wiele różnorodnych funkcji (np. zarządzasz finansami, dbasz o marketing, obsługujesz klientów i kontrahentów, jesteś odpowiedzialny za regularne płacenie podatków i składek ZUS). Jeśli więc zależy Ci na sukcesie, musisz dbać o wiele różnych aspektów działalności gospodarczej.

Jeśli kusi Cię zakładanie firmy, musisz także wziąć pod uwagę nieregularne dochody. Zapomnij o stałej pensji, która wpływa na Twoje konto bankowe jak w zegarku. Jako przedsiębiorca musisz liczyć się z tym, że niektóre miesiące będą lepsze i bardziej dochodowe, a inne będą znacznie gorsze. Warto więc nauczyć się zarządzania pieniędzmi, budowania poduszki finansowej i radzenia sobie z presją.

Prowadzenie firmy przez zaledwie cztery godziny dziennie, jednocześnie sącząc drinka na plaży? Może kiedyś, ale na początku o wiele bardziej prawdopodobnym scenariuszem jest praca ponad wymiar, która może obejmować również Twoje wolne wieczory i weekendy. Oczywiście, zawsze możesz korzystać ze wsparcia specjalistów (np. doradców podatkowych, księgowych), ale wciąż ponosisz pełną odpowiedzialność za swoją działalność. Wszystko zależy ponadto od Twoich celów i potrzeb, jednak w większości przypadków własna firma pochłania sporo energii i czasu. Zadaj sobie pytanie, czy jesteś na to gotowy?

Zanim założysz firmę, weź głęboki oddech i zadaj sobie ważne pytania

Nie mówimy tego wszystkiego, aby Cię zniechęcić. Wręcz przeciwnie! Zależy nam, aby Twoja decyzja była tak świadoma i przemyślana, jak tylko jest to możliwe. Zakładamy, że skoro interesuje Cię zakładanie firmy w 2025 roku, to jednocześnie powinieneś być gotów na to, co Cię czeka w przyszłości. W końcu rejestracja działalności to pierwszy krok na drodze do prowadzenia biznesu z sukcesem.

Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka pytań. Znajdź spokojne miejsce i chwilę wolnego czasu, zastanów się, a potem przed samym sobą uczciwie na nie odpowiedz.

Czy masz konkretny pomysł na produkt lub usługę?
Czy zrobiłeś, choćby wstępne rozeznanie rynku?
Co chcesz zaoferować światu?
Czy są ludzie, którzy będą chcieli za to zapłacić?
Czy jesteś gotowy na naprawdę intensywny czas, ciężką pracę i naukę nowych rzeczy (także tych mniej ekscytujących, jak podatki czy przepisy)?
Kto jest Twoją konkurencją?
Czy masz wsparcie bliskich?
Przygotowałeś plan, jak poradzić sobie z finansową niepewnością na starcie?
Czy jesteś gotów radzić sobie z presją, stresem i nieprzewidywalnymi okolicznościami?

Jeżeli odpowiedzi na pytania dają Ci poczucie gotowości i pewności, a niepewność miesza się z ekscytacją, to prawdopodobnie jesteś na dobrej drodze. Masz solidny fundament, aby ruszyć dalej. Pamiętaj, że świadomość zarówno plusów, jak i minusów, czyni Cię lepiej przygotowanym na to, co nadejdzie.

Własna firma – przepustka do wolności czy pozorna swoboda?

Zakładanie firmy to złożone przedsięwzięcie. Oprócz formalnych obowiązków, które musisz wykonać, warto również zadbać o inne, bardziej strategiczne kwestie. Biznesplan, marketing, finansowanie, a także pomysły na rozwój i ekspansję – zwłaszcza na początku może się wydawać, że ilość zadań jest zbyt duża. Wierzymy jednak, że z odpowiednim przygotowaniem, cierpliwością i systematycznością, osiągniesz sukces.

Nie powiemy Ci, czy własna firma jest przepustką do wolności, czy może raczej jedynie pozorną swobodą? To pytanie ma wiele odpowiedzi i dla każdego przedsiębiorcy, może oznaczać coś zupełnie innego. Trzymamy jednak kciuki, aby w Twoim przypadku prowadzenie działalności było pełne satysfakcji, przyjemności i realizacji celów. Pamiętaj, że każdy przedsiębiorca zaczynał od pierwszego kroku. Dotyczy to również tych, którzy dzisiaj prowadzą największe marki na świecie. Niech więc zakładanie firmy będzie dla Ciebie początkiem naprawdę świetnej przygody. Mamy ogromną nadzieję, że wiedza, którą zdobyłeś podczas czytania tego poradnika, będzie dla Ciebie wsparciem podczas rozpoczynania, prowadzenia i rozwijania działalności. Powodzenia!