Koszty uzyskania przychodu to najlepsza inwestycja we własny biznes. Dzięki tej prostej metodzie nabywasz materiały, które przynoszą Twojej firmie większy przychód, jednocześnie minimalizując podatek dochodowy. Czy jednak wiesz, co można wliczyć w koszty prowadzenia działalności gospodarczej? Gdzie przebiega granica tolerancji Urzędu Skarbowego?
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Kosztami uzyskania przychodu rządzi pewien paradoks.
Im więcej wydajesz, tym mniej płacisz.
Aby zrozumieć powyższą zależność, należy zadać dwa pytania:
- Na co wydajesz?
- Mniej płacisz, ale… Czego?
Nie wszystkie wydatki można odliczać od podatku dochodowego. Najważniejsza zasada mówi, że odliczenie wartości zakupu od uzyskanych przychodów może zajść tylko wtedy, jeśli istnieje między nimi związek przyczynowo skutkowy.
Kiedy więc kupujesz komputery dla pracowników swojej agencji reklamowej, możesz uwzględnić je w swym rozliczeniu. Natomiast, jeśli planujesz dla nich zakup książek kucharskich, nie licz na przychylność Urzędu Skarbowego.
Kosztami uzyskanego przychodu określa się te wydatki, dzięki którym:
- Osiągasz przychód
lub
- Zachowujesz albo zabezpieczasz źródła przychodu.
Na Twoich barkach znajduje się odpowiedzialność udowodnienia, że dany wydatek jest związany z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą. Aby tego dokonać, musisz posłużyć się właściwą dokumentacją.
Faktura, czy paragon. Poprawna dokumentacja.
Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu jest zadaniem prostym i niewymagającym nakładów czasu. Twoim jedynym zadaniem jest uzyskanie od sprzedawcy właściwego dokumenty: faktury lub rachunku. Pamiętaj, że zgodnie z nowymi przepisami, obowiązującymi od 1 stycznia 2020 roku, aby uzyskać fakturę do paragonu, musi się na nim znajdować NIP.
Wytyczne poprawnej dokumentacji mogą również spełniać, np. dokumenty celne, dowody przejazdu autostradą lub opłaty pocztowe.
Zwróć również uwagę na przejrzystość dokumentu oraz jego kompletność. Powinien być on czytelny oraz posiadać wszystkie dane, umożliwiające odliczenie sumy od podatku dochodowego.
Kiedy nie liczymy kosztów uzyskania przychodu?
Czy śniadanie w podróży służbowej to koszt uzyskania przychodu? Czy można odliczać od podatku czynsz za mieszkanie prywatne, w którym zarejestrowaliśmy działalność?
Pozostawiona swoboda w interpretacji, jakie są koszty uzyskania przychodu, rodzi mnóstwo pytań. Na szczęście posiadamy rzeczowe wytyczne, dzięki którym wiemy, kiedy na pewno nie liczymy kosztów uzyskania przychodu.
- Prywatne wydatki – oprogramowanie, które umożliwia Ci wykonywanie usług graficznych, z łatwością odliczysz od podatku dochodowego, ale w przypadku gry Read Dead Redemption… Możesz mieć już problem, chyba że wespniesz się na wyżyny „krasomówstwa”, uzasadniając, że owa gra poprawia Twoje zdolności graficzne oraz jest źródłem inspiracji.
- Kara umowna – według Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy kara umowna nie podlega kosztom uzyskanego przychodu, kiedy wynika ona z tytułu:
„wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług”.
- Koszty reprezentacyjne – dotyczą rzeczy, których cena zakupu odbiega od przyjętych standardów i ma na celu „charakter pokazowy”. Koszty reprezentacyjne są określane, jako:
„przedstawicielstwo podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa”.
W wyborze kosztów uzyskanego przychodu kieruj się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem i nie licz na łut szczęścia! Po co pozbawiać się spokoju, kiedy lista wydatków możliwych do wliczenia w koszty jest taka długa?
Co można wliczyć w koszty działalności gospodarczej?
Każde wydatki, które spełniają poznane już przez Ciebie kryteria, można wliczyć w uzyskany przychód Twojej firmy. Poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie spis wydatków podstawowych oraz nietypowych, które z powodzeniem odliczysz od podatku dochodowego.
Wydatki podstawowe.
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie wiąże się z dodatkowymi opłatami. Wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może odbyć się poprzez formularz internetowy i jest całkowicie darmowy.
Inaczej jest z podstawowymi wydatkami na początku funkcjonowania działalności gospodarczej. Musisz zadbać o lokal, sprzęt, księgowość, reklamę… Czy to wszystko można uznać za koszty uzyskanego dochodu?
Rodzaj kosztów zależy głównie od prowadzonej działalności. Glazurnik na ogół nie potrzebuje specjalistycznego oprogramowania komputerowego (chyba że wykorzystuje je w swojej pracy do tworzenia projektów), tylko fachowego sprzętu. Tak samo grafikowi nie przyda się wiertarka, ale program graficzny (wyjątkiem może być sytuacja, w której wykorzysta wiertarkę do prac w siedzibie swojej działalności, uzasadniając to np. chęcią usprawnienia swojej pracy).
Do podstawowych i uniwersalnych wydatków przedsiębiorcy zaliczamy:
- Początkowe koszty (porady prawne, przygotowanie pieczątki firmowej)
- Księgowość
- Środki trwałe (samochody, komputery, maszyny, akcesoria elektroniczne – urządzenia, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie przez minimum rok)
- Wynagrodzenie pracowników
- Utrzymanie lokalu i jego wyposażenie (media, czynsz)
- Oprogramowanie komputerowe
- Znaki towarowe
- Reklama (pozyskiwanie nowego źródła dochodu)
- Materiały rozwojowe, związane z prowadzaną działalnością (książki, czasopisma, szkolenia)
- Podróże służbowe (paliwo, dieta, nocleg)
Dobrze wiedzieć, że choć wydatków na początku działalności może być sporo, tak jednak z łatwością można je umieścić w koszty uzyskanego przychodu, prawda?
Wydatki nietypowe.
Zapoznaj się uważnie z poniższymi przykładami. Może zainspirują Cię do oryginalnych rozwiązań, które zwiększą Twoje dochody i poprawią atmosferę w miejscu pracy?
- Remont biura
- Dekoracja
- Studia
- Imprezy integracyjne
- Ubezpieczenie (związane z funkcjonowaniem firmy)
- Odzież (np. ochronna)
Jeśli w nieodpowiedni sposób zaplanujesz swoje wydatki (zwłaszcza nietypowe), narażasz się na uznanie ich za koszty reprezentacyjne. Wydawaj więc pieniądze z głową!
Istnieje również możliwość uzyskania indywidualnej interpretacji od Urzędu Skarbowego na temat tego, czy dany wydatek może być uznany za koszt. Na decyzję trzeba czekać do 3 miesięcy, ale gwarancja spokoju jest bezcenna!
Wydatki bez tajemnic!
Już wiesz, jakie są koszty uzyskania przychodu. Znasz kryteria, dzięki którym z łatwością je rozpoznasz, a w przypadku wątpliwości… Wiesz, gdzie nas szukać! Wszystkie koszty są przez nas szczegółowo analizowane. Wiedza wykwalifikowanego księgowego lub doradcy uchroni Cię od kosztownej pomyłki, ponieważ od każdej reguły istnieją wyjątki.
Zanim się jednak rozejdziemy i wrócimy do swoich obowiązków, mamy jeszcze jedną radę:
Szacuj swoje siły na zamiary. Wliczanie wydatków w koszty przychodu zmniejsza podatek dochodowy, ale wciąż musisz posiadać kapitał, który umożliwi Ci kupno określonego produktu lub usługi. Prowadzenie działalności gospodarczej to nawet nie maraton, ale bieg górski, w którym największa zabawa zaczyna się po przekroczeniu 42 195 metrów i pokonaniu kilku wysokich szczytów.
