Prowadzisz firmę, zatrudniasz pracowników i płacisz im wynagrodzenia. To proste w teorii, ale w praktyce obszar kadr i płac przypomina labirynt pełen pułapek. Nieustannie zmieniające się przepisy, regulaminy i prawa wymagają ciągłej kontroli. Wystarczy jeden błąd w naliczaniu składek ZUS lub podatków, aby podczas kontroli narazić się na dotkliwe kary finansowe. Właśnie dlatego audyt kadrowo-płacowy zyskuje na znaczeniu. Szczegółowy przegląd jest inwestycją w bezpieczeństwo prawne i efektywność operacyjną Twojego biznesu.
Czym jest audyt kadrowo-płacowy?
Audyt kadrowo-płacowy to przegląd wszystkich procesów, związanych z pracownikami w firmie. Uwzględnia różnorodne elementy, m.in.: zatrudnienie, wynagrodzenie, składki ZUS czy odejście z pracy. Audyt wyróżnia się kompleksowością oraz uporządkowaną strukturą. Cały proces przebiega według określonego schematu. Jego głównym celem jest natomiast weryfikacja, czy działania kadr i płac są zgodne z Kodeksem pracy, przepisami ZUS, wewnętrznym regulaminem organizacji czy RODO.
Oprócz tego audyt kadrowo-płacowy identyfikuje potencjalne błędy i braki w dokumentacji. Ponadto wykrywa potencjalne obszary ryzyka, niwelując zagrożenie kar ze strony ZUS-u, urzędu skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy. Profesjonalny audyt dostarcza również przejrzysty plan działania, który pozwala na skuteczną poprawą ewentualnych uchybień. Poza tym ocenia funkcjonowanie działu kadr i płac w firmie, doprowadzając do jego rozwoju i doskonalenia.
Co obejmuje audyt kadr i płac?
Audyt ma charakter przekrojowy. Jak sama nazwa wskazuje, dotyka dwóch głównych obszarów: kadr i płac.
W przypadku obszaru kadrowego weryfikacji podlega m.in.:
- dokumentacja pracownicza – sprawdzenie akt osobowych, umów oraz aneksów;
- czas pracy i urlopu – kontrola ewidencji czasu pracy, rozliczania nadgodzin oraz naliczania i sprawdzania urlopów;
- BHP i badania – terminowość i ważność badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
- regulaminy wewnętrzne – zgodność regulaminów pracy i wynagrodzeń z aktualnie obowiązującym prawem.
Z kolei obszar płacowy jest sprawdzany pod kątem m.in.:
- sposobu naliczania wynagrodzeń – weryfikacja poprawności pensji zasadniczych, premii i dodatków;
- zasiłków – zasadność i prawidłowość naliczana oraz wypłacania zasiłków (np. chorobowego, macierzyńskiego);
- składek i podatków – sprawdzanie sposobu naliczania i terminowości odprowadzania składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy;
- umów cywilnoprawnych – kontrola umów zlecenie i umów o dzieło w zakresie oskładkowania, opodatkowania i ogólnego zastosowania.
Oba obszary są kluczowe dla skutecznej i zgodnej z prawem działalności organizacji. Warto więc zadbać, aby audyt został przeprowadzony skrupulatnie, rzetelnie i kompleksowo. Od jego wyników może zależeć dalsze funkcjonowanie firmy.
Jak przebiega audyt kadrowo-płacowy?
Profesjonalny audyt to uporządkowany proces, który daje rzetelny obraz stanu faktycznego, panującego w organizacji. Aby opisać przebieg audytu kadr i płac, posłużymy się procesem 5-etapowym.
- Planowanie i zakres – na początku ustalany jest cel, zakres (np. tylko akta osobowe) i okres, który ma zostać objęty weryfikacją (np. ostatnie 3 lata).
- Dane i analiza – audytorzy szczegółowo analizują listy płac, deklaracje ZUS i PIT oraz wewnętrzne regulaminy.
- Rozmowy – często w ramach audyty są przeprowadzane rozmowy z pracownikami działu kadr i płac, aby lepiej zrozumieć, jakie procedury są stosowane w praktyce.
- Raport – po zakończeniu analizy, audytorzy przygotowują szczegółowy raport ze wszystkimi informacjami.
- Rekomendacje – oprócz raportu, audyt uwzględnia również konkretne i praktyczne zalecenia, dotyczące działań naprawczych.
Powyższy przebieg audyt kadrowo-płacowego jest wyłącznie modelowym przykładem. W rzeczywistości może on wyglądać nieco inaczej. Niemniej ogólna struktura audytu jest zwykle niezmienna i zawiera: plan działania, dane i analiza, rozmowy, raport oraz rekomendacje.
Jakie korzyści oferuje audyt kadrowo-płacowy?
Przedsiębiorcy i właściciele organizacji często zastanawiają się, dlaczego warto inwestować czas i środki w audyt kadrowo-płacowy? Najważniejszą korzyścią jest minimalizacja kar i ryzyka błędów. Wczesne wykrycie nieprawidłowości wewnątrz firmy kosztuje mniej niż identyfikacja tej samej nieprawidłowości podczas kontroli ZUS, PIP czy urzędu skarbowego. Audyt kadr i płac chroni więc organizację przed karami finansowymi lub procesami sądowymi.
Warto spojrzeć na audyt w kategoriach „symulacji kontroli”. Po jego zakończeniu, właściciel firmy ma pewność, że dokumentacja jest uporządkowana, a procesy zgodne z aktualnym prawem. Poza tym audytorzy często wskazują miejsca, w których procedury są przestarzałe i nieefektywne. W ten sposób możliwe jest wdrożenie działań, które usprawniają pracę działu HR i nie tylko.
Kto powinien przeprowadzić audyt?
Nie każda firma i organizacja musi inwestować w audyt kadrowo-płacowy. Kiedy mówimy o mikroprzedsiębiorcy prowadzącym JDG, raczej nie będziemy sugerować, aby wykonywał tak skomplikowaną weryfikację. Przede wszystkim jednak audyt jest kluczowy dla większych przedsiębiorstw (zatrudniających powyżej 10 pracowników), spółek i organizacji, zwłaszcza po wprowadzeniu istotnych zmian prawnych (np. nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej).
Audyt kadr i płac jest również ważny dla firm, które spodziewają się kontroli ze strony ZUS-u, urzędu skarbowego czy PIP. Ponadto jest to istotne działanie podczas wdrażania nowych systemów kadrowo-płacowych lub zmiany regulaminów wewnętrznych. Oprócz tego z audytu skorzystają również te przedsiębiorstwa, które w najbliższym czasie planują przeprowadzenie fuzji lub przejęć.
Jak często robić audyt kadrowo-płacowy?
Już jednorazowy audyt jest cenną diagnozą dla organizacji. Niemniej najlepszym rozwiązaniem są regularne weryfikacje kadr i płac – przynajmniej raz w roku. Dzięki temu firma ma pewność, że na bieżąco dostosowuje procesy i narzędzia do zmieniających się przepisów. Ponadto regularne audyty kadrowo-płacowe utrzymują dokumentację w nienagannym stanie. W ten sposób zarządzanie pracownikami staje się łatwiejsze i efektywniejsze, a rozwój działalności przebiega szybciej.
Bezpieczne kadry i płace w Twojej firmie
Audyt kadrowo-płacowy to klucz do ładu i spokoju w zarządzaniu firmą. To proaktywne działanie, przekłada się na realne oszczędności i bezpieczeństwo Twojego biznesu. Pamiętaj, że nawet najlepsze systemy IT nie zastąpią wiedzy eksperta w zakresie interpretacji prawa. Chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa w 100% zgodnie z prawem, a procesy kadrowo-płacowe są efektywne i wolne od ryzyka?
Skorzystaj z pomocy ekspertów. W naszym wrocławskim biurze rachunkowym Trasted zajmujemy się obsługą kadrowo-płacową mikroprzedsiębiorców, firm z sektora MŚP oraz spółek. Zapewniamy pełne wsparcie, szczegółową weryfikację dokumentacji i przygotowujemy plan naprawczy. Nie ryzykuj wysokich kar – zainwestuj w bezpieczną przyszłość. Skontaktuj się z nami i umów na konsultację!
