Koszty uzyskania przychodu: klucz do niższych podatków?

Koszty uzyskania przychodu to prawdziwy as w rękawie każdego przedsiębiorcy. Jeśli tylko prawidłowo je rozpoznasz i udokumentujesz, możesz znacząco obniżyć podstawę opodatkowania, a co za tym idzie — zapłacić niższy podatek dochodowy, a nawet obniżyć składkę zdrowotną. W tym artykule rozłożymy temat na czynniki pierwsze i pokażemy Ci, co, kiedy i jak można wrzucić w koszty, by Twój biznes działał jeszcze efektywniej. Pokażemy Ci wszystko w jasny i przystępny sposób, tak abyś nie musiał przedzierać się przez zawiłe przepisy samodzielnie. Gotowy na konkretne oszczędności? Zaczynajmy!

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Wyobraź sobie, że prowadzisz niewielką kawiarnię i musisz kupić kawę, mleko oraz ciasta, żeby móc je później sprzedać klientom. To właśnie te zakupy, potrzebne do zarabiania, są kosztami uzyskania przychodu. Mówiąc wprost, każdy wydatek, który realnie pomaga Ci zarabiać (np. składniki do produktów, sprzęt, usługi związane z działalnością), może być zaliczony w koszty. Jeśli udokumentujesz taki wydatek (np. fakturą), możesz później odliczyć go od przychodu i zapłacić mniejszy podatek dochodowy. Dzięki temu Twoja firma oszczędza pieniądze, które możesz przeznaczyć na dalszy rozwój lub inne potrzeby.

Kosztami uzyskania przychodu rządzi więc pewien paradoks: im więcej wydajesz, tym mniej płacisz. Aby zrozumieć tę zależność, należy zadać dwa pytania:

• Na co wydajesz?
• Mniej płacisz, ale… Czego?

Nie wszystkie wydatki można odliczać od podatku dochodowego. Najważniejsza zasada mówi, że odliczenie wartości zakupu od uzyskanych przychodów może zajść tylko wtedy, jeśli istnieje między nimi związek przyczynowo skutkowy. Kiedy więc kupujesz komputery dla pracowników swojej agencji reklamowej, możesz uwzględnić je w swym rozliczeniu. Natomiast, jeśli planujesz zakup książek kucharskich, nie licz na przychylność Urzędu Skarbowego.

Kosztami uzyskanego przychodu są te wydatki, dzięki którym:

• Osiągasz przychód

lub

• Zachowujesz albo zabezpieczasz źródła przychodu.

Na Twoich barkach znajduje się odpowiedzialność udowodnienia, że dany wydatek jest związany z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą. Aby tego dokonać, musisz posłużyć się właściwą dokumentacją.

Koszty uzyskania przychodu a składka zdrowotna

Odkąd składkę zdrowotną dla przedsiębiorców na skali podatkowej i podatku liniowym wylicza się w zależności od uzyskanego dochodu, przypomina ona swoją strukturą kolejne zobowiązanie podatkowe. To oznacza, że wysokość kosztów uzyskania przychodu wpływa również nie tylko na kwotę podatku dochodowego, ale również składkę zdrowotną. W rezultacie wydatki firmowe mogą znacząco obniżać zobowiązania finansowe przedsiębiorcy.

Jak liczyć koszty uzyskania przychodu?

Prześledźmy przykładowy scenariusz, który pokaże Ci, jak liczyć koszty uzyskania przychodu. Wyobraź sobie, że Jan Kowalski to 37-letni przedsiębiorca, który prowadzi agencję reklamową. Jego firma jest opodatkowana według zasad ogólnych na skali podatkowej. Jan Kowalski jest dobrym specjalistą, dlatego nie narzeka na współprace z kontrahentami. W marcu 2025 roku jego biznes wygenerował 25 000 zł netto (30 750 zł brutto). W tym samym jednak miesiącu Jan Kowalski postanowił zainwestować w nowy sprzęt komputerowy, oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji oraz reklamę. Na koniec marca 2025 roku okazało się, że jego łączne firmowe koszty uzyskania przychodu wyniosły 12 000 zł netto (14 760 zł brutto).

Jak liczyć koszty uzyskania przychodu z powyższego przykładu? O ile zmniejszyła się suma zobowiązań?

• Gdyby Jan Kowalski nie miał żadnych kosztów uzyskania przychodu, wówczas musiałby zapłacić: 5 750 zł podatku VAT, 3 000 zł podatku dochodowego (zakładając, że wciąż znajduje się w pierwszym progu podatkowym, wynoszącym 12%) oraz 2 250 zł składki zdrowotnej (wyliczamy ją poprzez uwzględnienie 9% z uzyskanego dochodu). Łączna suma jego zobowiązań wyniosłaby zatem 11 000 zł.
• Zobowiązania finansowe zmieniają się jednak diametralnie, jeśli weźmiemy pod uwagę podane w przykładzie koszty uzyskania przychodu. W takiej sytuacji Jan Kowalski musiałby zapłacić: 2 990 zł podatku VAT, 1 560 zł podatku dochodowego oraz 1 170 zł składki zdrowotnej. Suma jego zobowiązań w tym scenariuszu wyniosłaby więc 5 720 zł.

To oznacza, że koszty uzyskania przychodu obniżyły zobowiązania finansowe Jana Kowalskiego o 5 280 zł. Oczywiście, wszystkie wyliczenia są bardzo uproszczone. Zakładają one m.in. możliwość odliczenia 100% podatku VAT, co nie zawsze jest możliwe. Niemniej zaprezentowaliśmy taki sposób wyliczenia, aby zobrazować Ci, jak liczyć koszty uzyskania przychodu. Poza tym wciąż należy pamiętać, że choć wydatki firmowe obniżają podatki i składkę zdrowotną, to przedsiębiorca wciąż musi dysponować kapitałem na zakupy, które będzie mógł uznać za koszty uzyskania przychodu. W naszym przykładzie, Jan Kowalski obniżył swoje zobowiązania o 5 280 zł tylko dlatego, że mógł zainwestować 12 000 zł netto w sprzęt, oprogramowanie i reklamę firmy.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?

Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu jest zadaniem prostym i niewymagającym nakładów czasu. Twoim jedynym zadaniem jest uzyskanie od sprzedawcy właściwego dokumenty: faktury lub rachunku. Wytyczne poprawnej dokumentacji mogą również spełniać, m.in.: dokumenty celne, dowody przejazdu autostradą lub opłaty pocztowe.

Dokładne zasady poprawnego dokumentowania kosztów uzyskania przychodu, zostały ujęte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W §11 ust. 3 możemy przeczytać:

„Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
   • datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
   • wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
   • wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
   • podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3. inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych”.

Zwróć również uwagę na przejrzystość dokumentu oraz jego kompletność. Powinien być on czytelny oraz posiadać wszystkie dane, umożliwiające odliczenie sumy od podatku dochodowego. Ponadto ważne jest, aby dokumentacja była sporządzona w języku polskim. Jeśli natomiast dowód księgowy został wystawiony w obcej walucie, jako przedsiębiorca musisz przeliczyć daną kwotę na złotówki.

Kiedy nie liczymy kosztów uzyskania przychodu?

Czy śniadanie w podróży służbowej to koszt uzyskania przychodu? Czy można odliczać od podatku czynsz za mieszkanie prywatne, w którym zarejestrowaliśmy działalność?

Pozostawiona swoboda w interpretacji, jakie są koszty uzyskania przychodu, rodzi mnóstwo pytań. Na szczęście posiadamy rzeczowe wytyczne, dzięki którym wiemy, kiedy na pewno nie liczymy kosztów uzyskania przychodu.

• Prywatne wydatki – oprogramowanie, które umożliwia Ci wykonywanie usług graficznych i osiąganie przychodu z działalności, z łatwością odliczysz od podatku dochodowego, ale w przypadku zakupu gry GTA VI możesz mieć już problem.
• Kara umowna – według Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy kara umowna nie podlega kosztom uzyskanego przychodu, kiedy wynika ona z tytułu:

„wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług”.

• Koszty reprezentacyjne – dotyczą rzeczy, których cena zakupu odbiega od przyjętych standardów i ma na celu „charakter pokazowy”. Koszty reprezentacyjne są określane, jako:

 „przedstawicielstwo podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa”.

W wyborze kosztów uzyskanego przychodu kieruj się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem i nie licz na łut szczęścia! Po co pozbawiać się spokoju, kiedy lista wydatków możliwych do wliczenia w koszty jest taka długa?

Co można wliczyć w koszty działalności gospodarczej?

Każde wydatki, które spełniają poznane już przez Ciebie kryteria, można wliczyć w uzyskany przychód Twojej firmy. Poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie spis wydatków podstawowych oraz nietypowych, które z powodzeniem odliczysz od podatku dochodowego.

Koszty uzyskania przychodu – wydatki podstawowe

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie wiąże się z dodatkowymi opłatami. Wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może odbyć się poprzez formularz internetowy i jest całkowicie darmowy. Inaczej jest jednak z podstawowymi wydatkami na początku funkcjonowania działalności gospodarczej. Musisz zadbać o lokal, sprzęt, księgowość, reklamę… Czy to wszystko można uznać za koszty uzyskanego dochodu?

Rodzaj kosztów zależy głównie od prowadzonej działalności. Glazurnik na ogół nie potrzebuje specjalistycznego oprogramowania komputerowego (chyba że wykorzystuje je w swojej pracy do tworzenia projektów), tylko fachowego sprzętu. Tak samo grafikowi nie przyda się wiertarka, ale program graficzny (wyjątkiem może być sytuacja, w której wykorzysta wiertarkę do prac w siedzibie swojej działalności, uzasadniając to np. chęcią usprawnienia swojej pracy).

Do podstawowych i uniwersalnych wydatków przedsiębiorcy zaliczamy:

• Początkowe koszty (np. porady prawne, przygotowanie pieczątki firmowej)
• Usługi księgowe biura rachunkowego
• Środki trwałe (np. samochody, komputery, maszyny, akcesoria elektroniczne – urządzenia, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie przez minimum rok)
• Wynagrodzenie pracowników
• Utrzymanie lokalu i jego wyposażenie (np. media, czynsz)
• Oprogramowanie komputerowe
• Znaki towarowe
• Reklama (np. pozyskiwanie nowego źródła dochodu)
• Materiały rozwojowe, związane z prowadzaną działalnością (książki, czasopisma, szkolenia)
• Doradztwo podatkowe
• Podróże służbowe (np. paliwo, dieta, nocleg)

Firmy mogą ponosić sporo wydatków nie tylko na początku prowadzenia działalności, ale również w późniejszych etapach rozwoju. Wiele przedsiębiorstw inwestuje w nowe sprzęty, pracowników, oprogramowania czy technologie. Wliczanie tych wydatków w koszty uzyskania przychodu pozwala skutecznie optymalizować podatki i obniżać zobowiązania finansowe firmy, co z pewnością ułatwia prowadzenia i rozwój biznesu.

Koszty uzyskania przychodu – wydatki nietypowe

Zapoznaj się uważnie z poniższymi przykładami. Może zainspirują Cię do oryginalnych rozwiązań, które zwiększą Twoje dochody i poprawią atmosferę w miejscu pracy?

• Remont biura
• Dekoracja
• Studia
• Imprezy integracyjne
• Ubezpieczenie (np. związane z funkcjonowaniem firmy)
• Odzież (np. ochronna)

Jeśli w nieodpowiedni sposób zaplanujesz swoje wydatki (zwłaszcza nietypowe), narażasz się na uznanie ich za koszty reprezentacyjne. Wydawaj więc pieniądze z głową! Istnieje również możliwość uzyskania indywidualnej interpretacji od Urzędu Skarbowego na temat tego, czy dany wydatek może być uznany za koszt. Na decyzję trzeba czekać do 3 miesięcy, ale gwarancja spokoju jest bezcenna!

Koszty firmowe bez tajemnic!

Już wiesz, jakie są koszty uzyskania przychodu. Znasz kryteria, dzięki którym z łatwością je rozpoznasz, a w przypadku wątpliwości… Wiesz, gdzie nas szukać! Wszystkie koszty są przez nas szczegółowo analizowane. Wiedza wykwalifikowanego księgowego lub doradcy uchroni Cię od kosztownej pomyłki, ponieważ od każdej reguły istnieją wyjątki.

Zanim się jednak rozejdziemy i wrócimy do swoich obowiązków, mamy jeszcze jedną radę: szacuj swoje siły na zamiary. Wliczanie wydatków w koszty przychodu zmniejsza podatek dochodowy, ale wciąż musisz posiadać kapitał, który umożliwi Ci kupno określonego produktu lub usługi. Prowadzenie działalności gospodarczej to nawet nie maraton, ale bieg górski, w którym największa zabawa zaczyna się po przekroczeniu 42 195 metrów i pokonaniu kilku wysokich szczytów.