Jeśli chcesz być odpowiedzialnym przedsiębiorcą, prawdopodobnie jeszcze przed założeniem firmy, myślisz o niezbędnych formalnościach. Jednym z częstszych pytań, które pada w kontekście jednoosobowej działalności gospodarczej, jest konto firmowe w banku. Czy musisz je zakładać? Czy jest obowiązkowe? Jak to bywa w przypadku spraw finansowych i biznesowych – odpowiedź nie jest jednoznaczna, dlatego nie możemy wyjaśnić tej sprawy w jednym zdaniu, choć bardzo byśmy chcieli! Wszystkie wątpliwości rozwiewamy jednak w tym poradniku. W prostych słowach dokładnie wytłumaczymy Ci, kiedy posiadanie konta firmowego dla JDG jest obowiązkowe. Ponadto wskażemy, kiedy konto firmowe nie jest wymagane, ale może ułatwić prowadzenie biznesu. Czytaj dalej i dowiedz się więcej!
Czy przedsiębiorca musi mieć konto firmowe?
Wiemy, że mało kto za tym przepada, ale musimy zacząć od kwestii prawnych. Pomogą Ci one zrozumieć, kiedy firmowe konto w banku jest obowiązkiem, a kiedy jedynie opcją. Art. 19 ustawy Prawo Przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 roku wskazuje, że transakcje w ramach działalności gospodarczej powinny być realizowane poprzez przelewy bankowe, jeśli:
- drugą stroną transakcji jest przedsiębiorca,
- jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 złotych (w przypadku transakcji w walutach obcych, pod uwagę jest brany oficjalny kurs NBP z ostatniego dnia roboczego, który poprzedza dzień transakcji).
W tym przypadku prawo nie wyszczególnia jednak konieczności posiadania konta firmowego. Obowiązkowy jest przelew bankowy, ale ustawa nie wyznacza, z jakiego rachunku ma być on zrealizowany. W rezultacie przyjmuje się, że w tej sytuacji przypadku można wykonać przelew bankowy również poprzez osobiste konto.
Konto firmowe a VAT i split payment
Jak zapewne się domyślasz, sprawa z kontem firmowym nie jest jednak aż tak prosta i jednoznaczna. Obowiązek firmowego konta bankowego dla JDG zachodzi wtedy, gdy przedsiębiorca jest płatnikiem VAT. W takiej sytuacji wraz z kontem firmowym jest otwierany specjalny rachunek VAT, który służy do rozliczania podatku VAT i przyjmowania płatności podzielonej (mechanizm split payment). Warto ponadto pamiętać, że w Polsce istnieje biała lista podatników, która jest wykazem firm, będących płatnikiem VAT.
Konto firmowe a spółki
W przypadku spółek, sytuacja jest znacznie prostsza i bardziej jednoznaczna. Jeśli prowadzisz spółkę cywilną, jawną lub inną, musisz posiadać firmowy rachunek bankowy. Taki jest wymóg polskiego prawa, które obliguje spółki do prowadzenia konta firmowego i rozliczania za jego pomocą transakcji swojej działalności.
Konto firmowe a rozliczenia z urzędem skarbowym
Przedsiębiorca nie musi posiadać konta firmowego do rozliczeń z urzędem skarbowym (np. zapłaty podatku dochodowego). Wszystko dokładnie wyjaśnia art. 61 §1 Ordynacji podatkowej. Można w nim przeczytać, że przedsiębiorca musi zapłacić podatki, wykonując przelew bankowy. Nie wskazano jednak, że transakcja powinna być realizowana poprzez konto firmowe. To sprawia, że zapłata podatków może być wykonana za pomocą osobistego konta bankowego.
Ordynacja podatkowa informuje ponadto, że z obowiązku zapłaty podatku za pomocą przelewu bankowego, są zwolnieni mikroprzedsiębiorcy. Tym samym przedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż 10 pracowników i osiągają roczny obrót netto niższy niż 2 000 000 euro, mogą płacić podatek dochodowy gotówką w formie przekazu pocztowego.
Konto firmowe a rozliczenia z ZUS
Tak samo jak w przypadku rozliczeń z urzędem skarbowym, przedsiębiorca nie musi mieć konta firmowego, aby płacić składki do ZUS-u. Wystarczy posiadać osobisty rachunek bankowy, natomiast mikroprzedsiębiorcy także mogą skorzystać z wpłat w formie przekazu pocztowego.
Po co przedsiębiorcy konto firmowe?
Z tekstu, który napisaliśmy do tej pory, wyłania się proste, ale istotne pytanie: „Po co mikroprzedsiębiorcy bez VAT firmowe konto bankowe, skoro wystarczy mu osobiste?”. Pytanie jest zasadne, tym bardziej że rachunki bankowe dla firm są zwykle nieco droższe w utrzymaniu i prowadzeniu. Ponadto w sytuacji, gdy przedsiębiorca, który prowadzi JDG, opłaca tylko składkę zdrowotną, składki ZUS i podatek dochodowy, może zadowolić się kontem osobistym i zaoszczędzić czas na zakładanie rachunku firmowego. Pomimo tego zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na założenie konta firmowego. Co sprawia, że podejmują taką decyzję?
Dlaczego warto mieć konto firmowe w JDG?
Posiadanie oddzielnego rachunku bankowego dla firmy przynosi wiele korzyści. Należy wymienić, chociażby łatwiejsze oddzielenie finansów prywatnych od firmowych, bardziej profesjonalny wizerunek firmy czy opcję korzystania z niektórych usług bankowych dla przedsiębiorców. Przejdź dalej i poznaj więcej powodów, dla których przedsiębiorcy zakładają konta firmowe dla JDG.
Wygodniejsze zarządzanie finansami
- Lepsza organizacja – prowadzenie transakcji firmowych na oddzielnym koncie, znacząco ułatwia kontrolę nad finansami Twojej działalności. Nie musisz przekopywać się przez historię transakcji osobistych, aby znaleźć firmowe przychody i wydatki.
- Unikanie błędów – łatwiej uniknąć pomyłek i przypadkowego wykorzystania prywatnych środków na cele firmowe lub odwrotnie.
- Prostsza księgowość – oddzielne konto firmowe znacząco upraszcza pracę księgową. Wszystkie operacje związane z działalnością są w jednym miejscu, co ułatwia śledzenie przychodów, kosztów i generowanie raportów finansowych. To oszczędza Twój czas i potencjalnie obniża koszty usług księgowych.
Profesjonalny wizerunek firmy
- Płatności od klientów – kiedy klienci płacą na konto firmowe, zawierające nazwę Twojej działalności, wygląda to bardziej profesjonalnie niż przelew na prywatne imię i nazwisko.
- Faktury i dokumenty – na fakturach i innych dokumentach firmowych możesz podać numer konta Twojej działalności, co czasami wzbudza większe zaufanie.
Łatwiejsze rozliczenia z Urzędem Skarbowym i ZUS
- Przejrzystość transakcji – w przypadku kontroli skarbowej, posiadanie oddzielnego konta firmowego ułatwia organom kontrolnym weryfikację transakcji, związanych z działalnością.
- Łatwiejsze płatności – możesz łatwo identyfikować i opłacać podatki oraz składki ZUS z dedykowanego konta, co zmniejsza ryzyko pomyłek i opóźnień.
Dostęp do usług bankowych dla firm
- Karty firmowe – wiele banków oferuje karty debetowe i kredytowe dla firm, które często mają dodatkowe funkcje i limity dostosowane do potrzeb przedsiębiorców.
- Terminal płatniczy – jeśli planujesz przyjmować płatności kartą od klientów, będziesz potrzebować konta firmowego, do którego podłączysz terminal.
- Kredyty i leasing dla firm – gdy Twoja firma będzie się rozwijać, możesz potrzebować dodatkowego finansowania. W takiej sytuacji konto firmowe może ułatwić uzyskanie kredytu lub leasingu na korzystnych warunkach.
- Integracje z systemami księgowymi – wiele kont firmowych oferuje integrację z programami do fakturowania i księgowości, co automatyzuje wiele procesów i oszczędza Twój czas. Oczywiście, nie dotyczy to tych przedsiębiorców, którzy korzystają z usług księgowych biura rachunkowego.
Lepsza kontrola i analiza finansowa
- Dedykowane narzędzia – konta firmowe często oferują specjalne narzędzia do analizy przepływów finansowych, generowania raportów czy tworzenia prognoz. Takie funkcje ułatwiają podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.
Jak założyć konto firmowe w banku krok po kroku?
Skoro już wiesz, kiedy musisz mieć firmowe konto bankowe, sprawdźmy, w jaki sposób możesz je założyć. Większość banków w Polsce daje możliwość otworzenia rachunku bankowego dla JDG zarówno przez Internet (online), jak i na miejscu (w placówce banku). Czego jednak potrzebujesz, aby założyć konto firmowe? Jakie dokumenty są niezbędne? Przeczytaj krok po kroku, co musisz zrobić, aby cieszyć się kontem w banku dla JDG!
1. Zarejestruj firmę w CEIDG
Jeśli chcesz otworzyć konto bankowe dla firmy, najpierw musisz ją posiadać. Brzmi całkiem logicznie, aczkolwiek wielu przedsiębiorców myli kolejność działania: chcą otwierać rachunki bankowe, zanim jeszcze oficjalnie założyli działalność. Pierwszym krokiem jest zatem zarejestrowanie firmy w CEIDG. Ten proces jest niezbędny, aby Twoja firma mogła legalnie funkcjonować. Gdy Twój wniosek o założenie działalności zostanie rozpatrzony pozytywnie, otrzymasz NIP i REGON. Dokumentem niezbędnym do założenia konta firmowego dla JDG jest natomiast wydruk z CEIDG, który potwierdza, że posiadasz działalność.
2. Wybierz bank i zapoznaj się z ofertą
Dokładnie przeanalizuj oferty różnych banków, biorąc pod uwagę opłaty za prowadzenie konta i transakcje, dostępność usług online i mobilnych, a także dodatkowe produkty i opinie innych przedsiębiorców. Wybierz bank, którego oferta najlepiej odpowiada specyfice i potrzebom Twojej działalności. W tym celu sugerujemy, abyś zapoznał się ze szczegółami oferty kont firmowych na stronie internetowej wybranego banku.
3. Przygotuj niezbędne dokumenty
Każdy bank ma własne wymagania, dotyczące dokumentów, które są potrzebne do założenia konta firmowego. Większość jednak obliguje przedsiębiorcę do przedstawienia dowodu osobistego i wydruku z CEIDG. Upewnij się, jakich dokumentów wymaga bank, w którym chcesz otworzyć firmowe konto dla JDG.
4. Wypełnij wniosek i prześlij dokumenty
Większość banków oferuje możliwość założenia konta online. Na stronie internetowej banku znajdziesz formularz, w którym zwykle należy podać dane firmy i właściciela. W trakcie wypełniania wniosku będziesz prawdopodobnie proszony o załączenie skanów lub zdjęć przygotowanych wcześniej dokumentów. Szczegóły poznasz jednak na stronach banków.
5. Potwierdź tożsamość
Bank musi zweryfikować Twoją tożsamość przed założeniem konta. W przypadku wniosków składanych online, najczęściej stosowanymi metodami są:
- przelew weryfikacyjny z osobistego konta,
- wideoweryfikacja z konsultantem banku,
- podpisanie umowy z kurierem.
Postępuj zgodnie z instrukcjami banku, aby pomyślnie przejść ten etap.
6. Podpisz umowę
Po pozytywnej weryfikacji Twojego wniosku i tożsamości, bank udostępni Ci umowę o prowadzenie rachunku firmowego. Zazwyczaj umowa ta jest przedstawiana w formie elektronicznej i można ją podpisać online, na przykład za pomocą kodu SMS lub w aplikacji mobilnej banku. Dokładnie zapoznaj się z warunkami umowy przed jej podpisaniem.
7. Aktywuj konto
Ostatnim krokiem jest aktywacja nowo założonego konta firmowego. Zazwyczaj bank przesyła instrukcje dotyczące aktywacji na podany adres e-mail lub numer telefonu. Może to polegać na zalogowaniu się do bankowości internetowej po raz pierwszy. Po aktywacji będziesz mógł w pełni korzystać z funkcjonalności swojego nowego konta firmowego.
Na co zwrócić uwagę wybierając konto firmowe?
Szukając banku, w którym możesz otworzyć konto firmowe, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów. Każdy z nich wpływa na komfort i koszty prowadzenia rachunku!
- Bezpieczeństwo – sprawdź metody autoryzacji transakcji (np. 2FA przez aplikację) i zabezpieczenia strony internetowej banku. Upewnij się, że bank informuje o zagrożeniach i oferuje gwarancje depozytów.
- Opłaty – szczegółowo przeanalizuj tabelę opłat za prowadzenie konta, przelewy, wypłaty i kartę. Wybierz ofertę najkorzystniejszą finansowo dla Twojej firmy, biorąc pod uwagę najczęściej wykonywane operacje.
- Rodzaje kont – banki oferują różne typy kont firmowych, dostosowane do specyficznych potrzeb działalności. Wybierz konto, które najlepiej odpowiada Twoim aktualnym i przyszłym potrzebom.
- Dostępność i wygoda – sprawdź intuicyjność bankowości internetowej i mobilnej oraz dostępność oddziałów i bankomatów. Ważna jest także jakość i kanały kontaktu z obsługą klienta, w tym dedykowana pomoc dla firm.
- Dodatkowe usługi i produkty – zastanów się, czy będziesz potrzebować dodatkowych usług (np. kredyty, leasing, faktoring). Wybierz bank, który oferuje rozwiązania, ułatwiające prowadzenie biznesu.
- Reputacja i opinie o banku – przed wyborem konta, warto sprawdzić opinie innych przedsiębiorców na temat danego banku i jakości obsługi. Dobra reputacja może świadczyć o niezawodności i wysokim poziomie usług.
Dokładnie przeanalizuj powyższe czynniki podczas wybierania banku, a znajdziesz takie konto firmowe, które będzie najlepiej dopasowane do potrzeb Twojej działalności. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych kosztów, stresu i problemów w przyszłości.
Jaki bank wybrać? Ranking kont firmowych w kwietniu 2025 roku!
W biurze rachunkowym Trasted nie współpracujemy z bankami. Nie mamy więc żadnego interesu, aby promować usługi lub rachunki w jakiejkolwiek placówce. Ponadto nie prowadzimy również własnych zestawień kont firmowych w bankach. W jaki więc sposób utworzyliśmy nasz ranking?
Wykorzystaliśmy dane i informacje, zgromadzone na różnych stronach i serwisach internetowych, które regularnie tworzą i aktualizują takie zestawienia. Podczas przygotowywania rankingu kont firmowych, braliśmy pod uwagę pozycję poszczególnych banków w opracowaniach i zestawieniach, opublikowanych na następujących stronach internetowych:
Więcej informacji na temat konkretnych promocji i odpowiedzi na pytanie: „Dlaczego warto założyć konto firmowe w tym banku?”, znajduje się na powyższych stronach.
Co jednak wyniknęło z naszej analizy zestawień? Które banki teoretycznie oferują najbardziej atrakcyjne warunki dla przedsiębiorców?
- Bank Pekao
- Santander
- Alior Bank
- Millenium
- Nest Bank
- mBank
- Credit Agricole
- ING
- Velo Bank
- PKO Bank Polski
Przypominamy, że każdy ranking kont firmowych – także ten, który stworzyliśmy w Trasted – jest wyłącznie wskazówką i ciekawostką, a nie ostatecznym wynikiem, gdzie najlepiej założyć konto firmowe. Twoja decyzja powinna być podjęta po uwzględnieniu indywidualnych potrzeb i analizie własnej sytuacji. Ponadto te rankingi wskazują wyłącznie, gdzie teoretycznie opłaca się założyć konto firmowe. Nie mówią natomiast o jakości usług danego banku czy pozostałych czynnikach, które warto brać pod uwagę podczas zakładania konta.
Konto firmowe dla JDG – podejmij decyzję, która ułatwi prowadzenie firmy
Zgodnie z polskim prawem, obowiązek posiadania konta firmowego dotyczy przede wszystkim spółek i przedsiębiorców, którzy prowadzą JDG i są płatnikami VAT. Choć mikroprzedsiębiorcy bez VAT nie mają takiego obowiązku i mogą korzystać z konta osobistego, dedykowany rachunek firmowy znacząco ułatwia zarządzanie finansami.
Ostateczną decyzję o założeniu konta firmowego zostawiamy Tobie i Twoim indywidualnym potrzebom. W Trasted zawsze możesz jednak na nas liczyć: nie tylko w zakresie księgowości, ale także doradztwo podatkowego i biznesowego oraz darmowej wiedzy, zgromadzonej na naszym blogu. Mamy nadzieję, że nasze poradniki sprawiają, że prowadzenie firmy w Polsce, staje się dla Ciebie, choć odrobinę lżejsze, przyjemniejsze i spokojniejsze.
