Jak założyć firmę krok po kroku?

Własna firma jest dla wielu osób urzeczywistnieniem marzeń o „wolności” i „swobodzie”, której im brakuje, pracując na etacie. Nic dziwnego, że pytanie: „Jak założyć działalność gospodarczą?”, pada w naszym kraju tak często i regularnie. Jeśli jesteś jedną z osób, która chce zostać przedsiębiorcą i przejść „na swoje”, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Napisaliśmy kompletny poradnik, który pokazuje, jak założyć firmę w 10 krokach. Począwszy od wymyślenia nazwy, przez wybór formy opodatkowania, aż po kwestie związane z ZUS-em. Każdy etap dokładnie opisaliśmy i wyjaśniliśmy. Unikaliśmy „technicznego żargonu”, bo zależy nam, aby artykuł był odpowiedni dla każdego. Aby więc zrozumieć formalną stronę rejestrowania działalności, nie musisz być znawcą prawa, podatków czy finansów. Wystarczy odrobina wolnego czasu i skupienia. Chcemy, aby wszyscy przyszli przedsiębiorcy, mogli bezpiecznie i spokojnie otworzyć działalność gospodarczą, a później realizować swoje marzenia. Sprawdź, co dla Ciebie przygotowaliśmy!

Co musisz wiedzieć, zanim otworzysz działalność gospodarczą?

Być może korci Cię, aby pominąć niektóre części tego poradnika, a inne przeczytać tylko pobieżnie, i od razu przejść do rejestrowania działalności. Naprawdę to rozumiemy! W końcu przyszedłeś tutaj, żeby dowiedzieć się, jak założyć firmę, a my zaczynamy od innych informacji, prawda? Nie robimy tego jednak „na złość”, tylko z troski o Twoje bezpieczeństwo. Chcemy mieć pewność, że naprawdę jesteś przygotowany do zarejestrowania i prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Oczywiście, nie musisz czytać o tym, kto może zarejestrować firmę w Polsce albo czy warto zacząć od działalności nierejestrowanej. Możesz od razu przewinąć stronę do części, w której pokazujemy, jak założyć firmę krok po kroku. My dajemy Ci wszystko, czego potrzebujesz, ale to Ty decydujesz, czy z tego skorzystasz.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a inne formy prawne

Kiedy w tym poradniku mówimy o „zakładaniu firmy”, mamy na myśli JDG, czyli jednoosobową działalność gospodarczą. Najprawdopodobniej Ty też chcesz otworzyć właśnie taki rodzaj działalności, ponieważ jest to zdecydowanie najpopularniejsza forma prowadzenia biznesu w Polsce, zwłaszcza na samym początku. Zakładając JDG, nie tworzysz żadnego oddzielnego „bytu”, jak to ma miejsce w przypadku spółek. Po prostu zaczynasz działać na rynku we własnym imieniu, jako osoba fizyczna. Między innymi dlatego w nazwie JDG musi znajdować się imię i nazwisko właściciela.

Ty i Twoja działalność gospodarcza to jedność

Dochodzimy do kluczowej kwestii, którą musisz dobrze zrozumieć. Ty i Twoja firma stanowicie jedność. To oznacza, że za wszystkie zobowiązania swojej firmy odpowiadasz bez ograniczeń, całym swoim prywatnym majątkiem. Jeżeli więc Twoja firma popadnie w długi, których nie będziesz w stanie spłacić z firmowych zasobów, to wierzyciele (np. urząd skarbowy, kontrahenci) mogą dochodzić swoich roszczeń z Twojego majątku osobistego. Mowa tutaj o wszystkim, co posiadasz: oszczędności, samochód, a nawet mieszkanie. 

Dlaczego inni wybierają JDG, skoro jest ryzykowna?

W tym momencie nasuwa się logiczne pytanie: „Skoro w jednoosobowej działalności gospodarczej jest takie ryzyko, to może lepiej wybrać coś innego?”. Możesz oczywiście wybrać inne formy prowadzenia działalności, jak choćby popularną spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. W spółce z o.o. powstaje już oddzielny byt prawny, a odpowiedzialność wspólników (właścicieli) za długi spółki jest co do zasady ograniczona do wysokości wniesionych udziałów. Twoje prywatne finanse są więc znacznie lepiej chronione.

Dlaczego więc niemal wszyscy wybierają na początku JDG? Odpowiedź jest prosta: jednoosobowa działalność jest nieporównywalnie prostsza i tańsza (zarówno na etapie zakładania, jak i prowadzenia). 

• Rejestracja JDG jest darmowa, a proces rozpatrywania wniosku może trwać zaledwie kilka godzin. W przypadku spółek jest to proces znacznie bardziej skomplikowany, ponieważ wymaga sporządzenia umowy, rejestracji w KRS, uiszczenia opłaty i wniesienia kapitału zakładowego, który nie może być niższy niż 5000 złotych.
• Poza tym księgowość dla JDG może być prowadzona w formie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Obie formy są znacznie tańsze i mniej skomplikowane, niż pełna księgowość, która jest wymagana w przypadku spółek.

Nie będziemy zagłębiać się w pozostałe szczegóły, ponieważ chcemy maksymalnie skupić się na tym, jak założyć firmę krok po kroku. Poza tym napisaliśmy na ten temat osobny poradnik: „JDG czy spółka z o.o.? Co opłaca się bardziej?”.

Podsumowując, jesteś połączony ze swoją jednoosobową działalnością gospodarczą. Odpowiadasz całym majątkiem osobistym, ale w zamian otrzymujesz prostotę, mniejsze koszty i inne korzyści. Właśnie dlatego jest to absolutnie najpopularniejszy i często najbardziej logiczny wybór dla osób, które stawiają pierwsze kroki w świecie biznesu. Kiedy Twoja firma się rozwinie, zawsze możesz rozważyć o przekształceniu jej w spółkę.

Teraz, gdy już wiesz, czym jest JDG i jakie są jej kluczowe cechy, możemy przejść do kolejnych ważnych kwestii, które warto poznać, zanim dowiesz się, jak założyć firmę.

Kto może założyć firmę w Polsce?

Jesteś tutaj, bo chcesz otworzyć działalność. Sprawdzałeś jednak, czy możesz to zrobić? Dobra wiadomość jest taka, że JDG w Polsce może otworzyć praktycznie każda osoba fizyczna. Wystarczy spełnić kilka podstawowych warunków.

1. Musisz mieć ukończone 18 lat i posiadać pełną zdolność do czynności prawnych (np. samodzielnie podejmować decyzję i zaciągać zobowiązania, nie być ubezwłasnowolnioną osobą). Jeśli natomiast nie jesteś pełnoletni, ale masz ukończone 13 lat, wtedy również możesz założyć firmę, ale potrzebujesz przedstawiciela ustawowego (np. rodzica).

2. Aby prowadzić firmę w Polsce, nie możesz mieć prawomocnego zakazu prowadzenia działalności gospodarczej wydanego przez sąd.

3. Nie możesz także prowadzić JDG, jeśli pełnisz funkcję publiczną (np. jesteś prezydentem miasta).

4. Polskie obywatelstwo nie jest wymagane do zarejestrowania i prowadzenia działalności gospodarczej. Co więcej, obywatele z krajów Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a także obywatele Szwajcarii i Stanów Zjednoczonych mogą swobodnie zakładać i prowadzić firmy w taki sam sposób, jak obywatele Polski. Ponadto obywatele Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie i posiadają numer PESEL, również mogą zakładać działalność gospodarczą. W większości przypadków obywatele pozostałych państw mają możliwość zarejestrowania JDG, ale muszą spełnić określone wymagania i zwykle posiadać zezwolenia na pobyt w naszym kraju.

Jeżeli więc jesteś pełnoletni obywatelem Polski, który ma pełną zdolność do czynności prawnych i ciąży na Tobie sądowy zakaz, drzwi do świata przedsiębiorczości stoją przed Tobą otworem!

Czy działalność nierejestrowana zamiast JDG ma sens?

A co jeśli powiedzielibyśmy Ci, że możesz prowadzić drobną działalność zarobkową bez rejestrowania jej w CEIDG, a tym samym bez księgowości, konieczności płacenia ZUS-u, składki zdrowotnej i VAT-u? Brzmi jak marzenie? Właśnie takie korzyści oferuje działalność nierejestrowana, która nie wymaga wpisu do CEIDG. W rezultacie jest to bardzo ciekawe rozwiązanie dla osób, które w chcą przetestować swój pomysł na biznes na małą skalę. Ponadto działalność nierejestrowana jest polecana dla osób, które chcą dorobić do pensji albo prowadzą drobną i okazjonalną sprzedaż produktów lub usług.

Działalność nierejestrowana jest zgodna z prawem, dopóki pamiętasz o limicie przychodów

Działalność nierejestrowana nie wymaga rejestracji firmy w CEIDG, ani składania wniosków do urzędu skarbowego i ZUS-u. To sprawia, że nie otrzymujesz NIP-u ani REGON-u. Poza tym, jak już wspomnieliśmy wcześniej, nie opłacasz składek na ZUS, VAT-u ani składek na ubezpieczenie zdrowotne. Nawet jeśli działalność nierejestrowana spełnia wszystkie cechy działalności gospodarczej (ma charakter zorganizowany i zarobkowy, jest prowadzona w sposób ciągły i we własnym imieniu), wciąż nie jest traktowana jak ona, dopóki pamiętasz o limicie przychodów.

W 2025 roku miesięczny limit przychodów dla działalności nierejestrowanej wynosi 3499,50 zł. Kwota jest określana na podstawie 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Gdy przekroczysz limit przychodów, wtedy Twoja działalność zostanie automatycznie uznana za działalność gospodarczą. W takiej sytuacji – od chwili przekroczenia limitu – masz zaledwie 7 dni na zarejestrowanie firmy w CEIDG.

Działalność nierejestrowana z ograniczeniem dla byłych przedsiębiorców

Powiedzieliśmy już, że prowadzenie działalności nierejestrowanej, wymaga przestrzegania limitu przychodów. Nie jest to jednak jedyna kwestia, którą musisz spełnić. Nie możesz prowadzić tej formy działalności, jeśli w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadziłeś firmę, zarejestrowaną w CEIDG. Co jednak ważne, zawieszenie działalności jest liczone jako „nieprowadzenie firmy”. To oznacza, że w świetle prawa możesz mieć jednocześnie firmę, zarejestrowaną w CEIDG i działalność nierejestrowaną, jeśli tylko Twoja firma, zgłoszona do CEIDG, jest zawieszona minimum od 60 miesięcy.

Plusy i minusy działalności nierejestrowanej

W kontekście działalności nierejestrowanej nie musisz zastanawiać się, jak założyć firmę. W tym przypadku nie ma żadnej rejestracji, składania wniosków ani opłacania składek na ZUS. Ponadto wymagana jest jedynie prosta ewidencja sprzedaży, którą możesz samodzielnie prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym na komputerze. 

Oczywiście, działalność nierejestrowana nie zwalnia Cię z obowiązku płacenia podatku dochodowego. Wszystkie przychody i koszty uzyskania przychodu musisz wykazać w zeznaniu rocznym PIT (najczęściej na formularzu PIT-36), a Twoje zyski są opodatkowane według skali podatkowej. Oprócz tego warto na bieżąco śledzić przychody, aby nie przekroczyć limitu. Prowadząc działalność nierejestrowaną, wciąż musisz przestrzegać Praw Konsumenta. Tym samym na żądanie klienta masz obowiązek wystawić rachunek lub fakturę.

Działalność nierejestrowana na start, ale co dalej?

Nie uda się ukryć, że działalność nierejestrowana może być świetną opcją na początek przygody z biznesem. Pozwala przetestować pomysł, zarobić dodatkowe pieniądze albo rozpocząć monetyzowanie swoich pasji. W pewnym jednak momencie rejestracja JDG będzie nieunikniona i konieczna. Przecież chcesz rozwijać biznes, osiągać wyższe dochody i dbać o profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa, prawda? Niemniej uważamy, że działalność nierejestrowana będzie dobrym, bezpiecznym i rozsądnym rozwiązaniem dla sporej liczby osób. 

Jak założyć firmę krok po kroku?

Dotarliśmy do momentu, na który czekałeś: formalności, związane z rejestracją firmy i dokładnie opisany proces, jak założyć działalność gospodarczą. Na początku może wydawać się, że formalności jest zbyt dużo, ale spokojnie! Jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc. Przeprowadzimy Cię teraz krok po kroku przez cały proces zakładania JDG, tak abyś niczego ważnego nie pominął.

1. Nazwa firmy

Pierwszym krokiem jest wybór oficjalnej nazwy dla Twojej działalności. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, nazwa musi obowiązkowo zawierać Twoje imię i nazwisko w mianowniku (np. „Jan Kowalski”). Oczywiście, warto dodać do tego element, który bliżej określi charakter Twojej działalności lub będzie wyróżniał Twoją firmę na tle konkurencji (np. „Anna Nowak Fotografia Artystyczna”).

Skuteczna nazwa przedsiębiorstwa jest łatwa do zapamiętania, wzbudza zaufanie i sympatię klientów, a ponadto od razu kojarzy się z charakterem Twojej działalności. Wymyślanie nazwy dla JDG to proces kreatywny, który w większości przypadków pozwala na puszczenie wodzy fantazji. Pamiętaj jednak, aby całość była zgodna z prawem i nie wprowadzała potencjalnych klientów w błąd.

2. Siedziba firmy

Kolejnym etapem zakładania działalności, jest wskazanie oficjalnego adresu siedziby Twojej firmy. Przedsiębiorcy najczęściej wybierają swój adres zamieszkania, co jest jak najbardziej dozwolone. Musisz jednak wiedzieć, że równie dobrze siedzibą firmy może być inny lokal (np. wynajmowane biuro). Kluczowe jest jednak posiadanie tytułu prawnego do korzystania z nieruchomości pod wskazanym adresem. To oznacza, że musisz być jej właścicielem, najemcą lub dysponować zgodą właściciela na prowadzenie działalności.

W tym kroku musisz określić nie tylko miejsce prowadzenia działalności, ale również: 

• adres do doręczeń (to tam będą wysyłane wszystkie oficjalne pisma i korespondencja urzędowa);
• faktyczny adres zamieszkania (to miejsce nie jest publikowane w CEIDG, ale jest przekazywane do urzędu skarbowego i ZUS-u);
• miejsce przechowywania dokumentów księgowych (tym miejscem może być adres biura rachunkowego, z którym współpracujesz).

Co zrobić w przypadku, gdy wykonujesz usługi u klientów? W takiej sytuacji w formularzy zaznaczasz pole: „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.

Ciekawym zjawiskiem jest również wirtualne biuro. Niektóre firmy (np. biura rachunkowe) oferują tę usługę, która polega na udostępnieniu Ci adresu do rejestracji firmy oraz obsługi korespondencji, bez konieczności fizycznego wynajmowania przestrzeni biurowej. Zazwyczaj usługa obejmuje odbieranie, skanowanie lub przesyłanie Twojej poczty, co pozwala na posiadanie oficjalnego adresu w atrakcyjnej lokalizacji przy znacznie niższych kosztach niż tradycyjne biuro.

3. PKD

Masz już nazwę i miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Teraz nadszedł czas, aby określić przedmiot działalności Twojej firmy. W tym celu musisz wybrać odpowiednie kody z Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Twoim zadaniem jest wskazanie jednego kodu głównego, który najlepiej oddaje charakter tej części Twojej działalności, która jest najważniejsza i wiodąca. Oprócz tego jednak, możesz wybrać dowolną liczbę kodów dodatkowych, jeśli planujesz działać również w innych obszarach. Listę i opisy kodów znajdziesz w oficjalnej wyszukiwarce PKD, która jest bardzo łatwo dostępna w Internecie. 

4. Forma opodatkowania

Wybór formy opodatkowania działalności gospodarczej to absolutnie jedna z kluczowych decyzji. Twoja decyzja będzie miała wpływ na wysokość podatku dochodowego i sposób jego obliczania, możliwość stosowania ulg podatkowych, a także finansową przyszłość firmy. W przypadku zakładania JDG, masz do wyboru trzy opcje: zasady ogólne (skalę podatkową), podatek liniowy oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Jeśli chcesz dowiedzieć się, która forma opodatkowania będzie dla Ciebie najlepsza, musisz poznać charakterystykę każdej z nich i zachodzące między nimi różnice.

Zasady ogólne

• Ta forma jest dostępna dla każdego rodzaju działalności.
• Podstawą opodatkowania jest dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania.
• Koszty uzyskania przychodu są uwzględniane przy obliczaniu podatku.
• Obowiązują dwie stawki podatkowe: 12% do kwoty rocznego dochodu 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad 120 000 zł.
• Istnieje możliwość skorzystania z różnych ulg podatkowych.
• Wymagana jest uproszczona księgowość w formie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPIR).
• Składka zdrowotna wynosi 9% osiągniętego dochodu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz poradnik o skali podatkowej dla przedsiębiorców w 2025 roku.

Podatek liniowy

• Dostępny dla każdego rodzaju działalności.
• Podstawą opodatkowania jest dochód (przychód minus koszty).
• Koszty uzyskania przychodu są uwzględniane.
• Obowiązuje stała stawka podatku wynosząca 19%, niezależnie od wysokości dochodu.
• Najpopularniejsze ulgi podatkowe są niedostępne przy tej formie opodatkowania.
• Wymagana jest uproszczona księgowość w formie KPIR.
• Składka zdrowotna wynosi 4,9% osiągniętego dochodu.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz poradnik o opłacalności podatku liniowego w 2025 roku.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych 

• Dostępny dla wielu rodzajów działalności, ale istnieją wyjątki (np. apteki).
• Podstawą opodatkowania jest przychód (koszty uzyskania przychodu nie są uwzględniane przy obliczaniu podatku).
• Koszty uzyskania przychodu nie pomniejszają podstawy opodatkowania.
• Stawki podatku są zróżnicowane i wynoszą od 2% do 17%, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.
• Najpopularniejsze ulgi podatkowe są niedostępne.
• Wymagana jest uproszczona księgowość w formie ewidencji przychodów.
• Wysokość składki zdrowotnej jest uzależniona m.in. od wysokości osiągniętego przychodu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tej formie opodatkowania, przeczytaj nasz poradnik o ryczałcie i jego aktualnej charakterystyce.

5. Księgowość dla firmy

Sposób prowadzenia ewidencji księgowej Twojej firmy to nie tylko wymóg prawny, ale również konieczność, aby prawidłowo obliczać należne podatki. Rodzaj wymaganej ewidencji zależy bezpośrednio od wybranej wcześniej formy opodatkowania. Dokładnie to opisaliśmy w poprzednim kroku. Na tym etapie musisz jednak zastanowić, w jaki sposób chcesz prowadzić księgowość w firmie. Do wyboru masz 3 opcje!

• Wybierasz współpracę z biurem rachunkowym.
• Zlecasz księgowość online zewnętrznym podmiotom.
• Samodzielnie prowadzisz księgowość.

Warto wiedzieć, że jeśli wybierzesz współpracę z biurem rachunkowym, jego dane identyfikacyjne (nazwa, NIP) będziesz musiał podać we wniosku rejestracyjnym CEIDG. Choć prowadzimy biuro rachunkowe we Wrocławiu, świadcząc również usługi księgowe online, nie będziemy Cię przekonywać do żadnej z wyżej wymienionych opcji. Przypominamy jednak, że decyzję o księgowości należy podjąć jeszcze przed startem działalności. W ten sposób od pierwszego dnia możesz prawidłowo rejestrować wszystkie operacje gospodarcze.

6. Rejestracja w CEIDG

Aby otworzyć firmę, musisz złożyć wniosek do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). W tym celu wypełniasz formularz CEIDG-1, w którym podajesz podstawowe dane firmy (np. nazwę, adres siedziby). Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważne jest, że rejestracja działalności w CEIDG jest bezpłatna. Nie ponosisz się więc żadnych kosztów za założenie firmy. Wniosek do CEIDG możesz natomiast złożyć na 3 różne sposoby.

1. Online – zdecydowanie najwygodniejsza opcja. Wszystkie formalności załatwisz przez portal Biznes.gov.pl. Potrzebujesz jednak do tego Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Intuicyjny system poprowadzi Cię przez kolejne kroki wypełniania formularza.

2. Osobiście – bez trudu zarejestrujesz firmę w dowolnym urzędzie miasta lub gminy. Możesz przyjść z wypełnionym wnioskiem lub wypełnić go na miejscu z pomocą urzędnika. Koniecznie zabierz ze sobą dowód osobisty.

3. Pocztą – jest to najrzadziej stosowana opcja przez przedsiębiorców. Wypełniony formularz możesz przesłać pocztą do urzędu gminy lub miasta, jednak Twój podpis musi być poświadczony przez notariusza, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Warto wiedzieć, że z pomocą portalu Biznes.gov.pl możesz również zgłosić się do ZUS-u (jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne), zadeklarować formę opodatkowania działalności (składając do urzędu skarbowego stosowne oświadczenie), a także zgłosić się jako płatnik VAT (jeśli to dotyczy Twojej działalności).

Po pozytywnym przetworzeniu wniosku (zwykle 1-2 dni robocze), Twoja firma jest oficjalnie zarejestrowana, a Ty otrzymujesz numery NIP i REGON.

7. Zgłoszenie do ZUS-u

Każdy, kto choć raz pomyślał o tym, jak założyć działalność gospodarczą, zapewne słyszał o „wysokim ZUS-ie, który spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom”. Faktem jest, że jeśli chcesz prowadzić firmę, musisz opłacać składki ZUS za siebie oraz pracowników – jeśli oczywiście ich zatrudniasz. W jaki sposób możesz dokonać zgłoszenia do ZUS-u?

• Poprzez wniosek CEIDG online.
• Maksymalnie do 7 dni po założeniu firmy.

Jeśli zgłaszasz siebie do ZUS-u w formie formularza CEIDG online, musisz podać „kod wykonywanego zawodu”. Wyszukiwarkę kodów znajdziesz natomiast na Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia.

Składki ZUS są istotnym obciążeniem finansowym, zwłaszcza dla nowych przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają przygodę z biznesem. W 2025 roku pełne składki ZUS wynoszą miesięcznie: 1 646,47 zł (bez składki chorobowej) lub 1 773,96 zł (ze składką chorobową). Dla początkującej działalności gospodarczej, są to znaczące kwoty! Na szczęście polskie prawo przewiduje znaczące ulgi dla nowych przedsiębiorców. W ten sposób na początku prowadzenia firmy, możesz płacić niższe składki ZUS. W ten sposób zyskujesz więcej czasu i pieniędzy na start oraz rozwój działalności.

Rodzaj formularza, za którego pomocą zgłosisz się do opłacania składek ZUS, zależy od ulgi, którą wybierzesz. Jeżeli natomiast nie chcesz lub nie możesz skorzystać z ulgi, wówczas wybierasz formularz ZUS ZUA z kodem 05 10 xx.

Ulga na start

• Okres trwania – ulga na start trwa przez pierwsze 6 pełnych miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności gospodarczej.
• Zwolnienie ze składek – obejmuje zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.
• Obowiązek opłacania składki zdrowotnej – przedsiębiorca wciąż musi opłacać składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Jej wysokość zależy od formy opodatkowania (np. w 2025 roku dla działalności opodatkowanej według skali podatkowej, składka zdrowotna wynosi 9% dochodu, ale nie mniej niż 314,96 zł miesięcznie).
• Rejestracja do ZUS-u – aby skorzystać z ulgi, należy zarejestrować się w ZUS za pomocą formularza ZUS ZZA z kodem 05 40 xx.

Ulga jest przeznaczona dla osób fizycznych, które po raz pierwszy rozpoczynają działalność gospodarczą lub ponownie ją podejmują po upływie co najmniej 60 miesięcy od jej ostatniego zawieszenia albo zakończenia. Warto wiedzieć, że po upływie 6 miesięcy, możesz skorzystać z kolejnych ulg na składki ZUS.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj nasz poradnik o uldze na start i wysokości ZUS-u dla nowych firm.

Preferencyjne składki ZUS

• Okres trwania – preferencyjny ZUS daje możliwość opłacania obniżonych składek przez kolejne 24 miesiące kalendarzowe po zakończeniu 6-miesięcznego okresu ulgi na start.
• Wysokość składek ZUS – preferencyjne składki ZUS w 2025 roku wynoszą 442,90 zł miesięcznie z ubezpieczeniem chorobowym oraz 408,60 zł miesięcznie bez ubezpieczenia chorobowego.
• Zakres ulgi – obniżeniu ulegają składki na ubezpieczenia społeczne, czyli emerytalne, rentowe i wypadkowe. Składka chorobowa jest dobrowolna, a wysokość składki zdrowotnej zależy od formy opodatkowania działalności.
• Kto może skorzystać – z preferencyjnych składek ZUS mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy spełnili warunki do ulgi na start i kontynuują prowadzenie działalności. Nie mogą z nich skorzystać osoby, które prowadziły już działalność gospodarczą na preferencyjnych warunkach w ciągu ostatnich 60 miesięcy.
• Rejestracja do ZUS-u – aby skorzystać z ulgi, należy zarejestrować się w ZUS za pomocą formularza ZUS ZUA z kodem 05 70 xx.

Preferencyjne składki ZUS stanowią istotne wsparcie dla początkujących przedsiębiorców. Umożliwiają opłacanie niższych składek na ubezpieczenia społeczne, co zmniejsza ich początkowe obciążenia finansowe.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj nasz poradnik o preferencyjnym ZUS-ie dla firm.

Mały ZUS Plus

• Czas trwania – Mały ZUS Plus obowiązuje przez maksymalnie 36 miesięcy w ciągu 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności gospodarczej. Po spełnieniu określonych warunków, czas trwania ulgi może zostać wydłużony o kolejne 12 miesięcy.
• Kto może skorzystać – Mały ZUS Plus jest opcją dla przedsiębiorców, których przychody w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczyły 120 000 zł. Ponadto zachodzi również konieczność prowadzenia działalności przez co najmniej 60 dni w poprzednim roku kalendarzowym.
• Ile wynosi Mały ZUS Plus – przedsiębiorcy, którzy korzystają z ulgi, płacą składki do ZUS-u, które zależą od dochodu osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym. Nie obowiązuje więc jedna, stała kwota, dotycząca każdego przedsiębiorcy.

Aby skorzystać z ulgi, musisz złożyć odpowiednie dokumenty do ZUS-u. Możesz to zrobić, korzystając z portalu Biznes.gov.pl. Jeśli natomiast chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj nasz poradnik o Małym ZUS-ie Plus w 2025 roku.

8. Urząd skarbowy i kwestia VAT

Formę opodatkowania działalności gospodarczej określasz na etapie składania wniosku do CEIDG. W ten sam sposób zgłosisz również firmę do podatku VAT, wypełniając formularz VAT-R. Korzystając więc z opcji online, wszystko zrealizujesz przez portal Biznes.gov.pl (jako załącznik do wniosku CEIDG). Alternatywną jest również dokonanie zgłoszenia przez Portal Podatkowy. Nie musisz tego jednak robić od razu. Możesz to zrobić w dowolnym momencie, ale najpóźniej w dniu, który poprzedza dzień sprzedaży towarów lub usług, objętych podatkiem VAT.

Kiedy nie musisz zarejestrować się jako płatnik VAT?

• Jeśli nie przekraczasz limitu sprzedaży w wysokości 200 000 zł.
• Sprzedajesz towary lub usługi, które są zwolnione z podatku VAT.

Rejestracja do VAT-u – nawet jeśli nie jest obowiązkowa – może jednak przynieść Twojej firmie określone korzyści. Przede wszystkim jako płatnik VAT, możesz odliczać ten podatek od faktur zakupowych, stanowiących koszty Twojej działalności. W efekcie spada cena, nabywanych towarów i usług. Ponadto dla wielu przedsiębiorców współpraca z firmami, które nie są płatnikami VAT, jest mniej korzystna, ponieważ nie mogą oni odliczyć VAT-u z otrzymanych faktur. Status czynnego podatnika VAT może zatem stanowić przewagę konkurencyjną i otworzyć drzwi do współpracy z szerszym gronem klientów.

9. Konto firmowe dla JDG

Założenie konta firmowego to istotny krok w prowadzeniu działalności gospodarczej. Choć w niektórych sytuacjach, prawo dopuszcza korzystanie z konta osobistego do rozliczeń, posiadanie dedykowanego rachunku firmowego niesie za sobą wiele korzyści.

• Oddzielny rachunek bankowy ułatwia oddzielenie finansów firmowych od prywatnych.
• Numer konta jest wpisany na fakturach sprzedażowych, które wysyłasz klientom. W tym więc przypadku konto firmowe przedstawia profesjonalny wizerunek firmy.
• Konto firmowe ułatwia zarządzania płatnościami do urzędu skarbowego i ZUS-u.

Konto firmowe dla JDG jest natomiast obowiązkowe, jeżeli jesteś płatnikiem VAT lub masz obowiązek korzystania z mechanizmu podzielonej płatności (split payment).

10. Pozostałe wymogi prawne

Ostatnią sprawą, którą musisz wziąć pod uwagę, jeśli zastanawiasz się, jak założyć firmę, są dodatkowe wymogi prawne. W zależności od branży i charakteru świadczonych usług lub sprzedawanych towarów, mogą pojawić się specyficzne obowiązki. Poniżej przedstawiamy kilka z nich!

• Kasa fiskalna – musisz posiadać kasę fiskalną, jeżeli będziesz sprzedawać towary lub usługi osobom fizycznym, nieprowadzącym działalności gospodarczej i przekroczysz limit obrotu. Ponadto wymóg powstaje również wtedy, gdy Twoja branża jest objęta tym obowiązkiem od początku (np. usługi fryzjerskie, kosmetyczne, prawnicze, lekarskie, gastronomiczne).
• Pozwolenia, koncesje i licencje – niektóre rodzaje działalności są regulowane i wymagają uzyskania dodatkowych uprawnień (np. transport, sprzedaż alkoholu, prowadzenie apteki).
• Wymogi sanitarne (sanepid) – obowiązkowe, jeśli działasz w branży spożywczej, gastronomicznej czy kosmetycznej.
• Inspekcja Pracy – przepisy związane z Inspekcją Pracy są niezbędne, jeśli planujesz zatrudniać pracowników.
• RODO – praktycznie każda firma przetwarza dane osobowe (np. klientów, kontrahentów), więc musisz znać i stosować podstawowe zasady ochrony danych osobowych.

Przed rozpoczęciem działalności należy zatem dokładnie sprawdzić, czy nie istnieją specyficzne regulacje prawne dotyczące Twojej branży. Upewnij się, że spełniasz wszystkie niezbędne wymagania, aby uniknąć problemów prawnych w przyszłości.

Jak założyć firmę i czerpać z tego przyjemność?

Pokazaliśmy Ci bardzo dokładnie i szczegółowo, jak założyć firmę. Jest to proces raczej zero-jedynkowy. W odpowiedniej kolejności musisz wykonać pewne kroki, określone w polskim prawie, aby na końcu móc powiedzieć: „Jestem przedsiębiorcą. Otworzyłem działalność gospodarczą”. W pytaniu, które postawiliśmy na początku tego rozdziału, kryje się jednak słowo: „przyjemność”. W tej kwestii niestety nie ma jedynego i idealnego przepisu, który pozwalałby czerpać przyjemność i satysfakcję z prowadzenia firmy. Oczywiście, są pewne ogólne rady i wskazówki, natomiast ostateczną recepturę musisz odnaleźć samodzielnie.

Otworzenie działalności gospodarczej to początek Twojej przygody z biznesem. Wierzymy, że będzie ona owocna, satysfakcjonująca i pełna sukcesów. Jeśli będziesz potrzebować wsparcia – nie tylko księgowego, ale również doradczego – w Trasted zawsze służymy naszą pomocą. Mamy nadzieję, że Twoja firma przyniesie Ci wiele przyjemności. Trzymamy kciuki!