Delegacja krajowa i zagraniczna jest praktykowana przez wiele przedsiębiorstw. Korzystają z niej zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. W celu przybliżenia realiów prawnych i finansowych podróży służbowych, przygotowaliśmy poradnik. Wyjaśniamy w nim: czym jest podróż służbowa, jak rozróżnić delegację od oddelegowania, ile wynosi dieta krajowa, a ile dieta zagraniczna oraz jak wygląda rozliczenie delegacji pracowników i pracodawców.
Czym jest podróż służbowa?
Podróż służbowa (zwana również delegacją) to czynność, która może dotyczyć zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
Najczęściej odnosi się ona do sytuacji, w której to pracodawca wydaje polecenie pracownikowi, aby ten – w ramach wykonywania swoich obowiązków zawodowych – udał się do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy lub jego stałe miejsce pracy. Termin „stałe miejsce pracy” może odnosić się nawet do całego województwa. Przykładem jest firma budowlana i usługi wykonywane poza jej siedzibą.
Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje m.in.: zwrot kosztów (np. za transport i nocleg) oraz dieta krajowa lub zagraniczna (w zależności od miejsca delegacji), z których każdy pracodawca powinien się rozliczyć. W jaki sposób tego dokonać, reguluje art. 775 Kodeksu Pracy.
Podróż służbowa może również dotyczyć osób, prowadzących działalność gospodarczą. W ich przypadku delegacja oznacza każdy wyjazd poza miejsce prowadzenia firmy, o ile jest on związany z przedmiotem prowadzonej działalności. Przykładem podróży służbowej będzie więc uczestnictwo w branżowych targach lub kursach doszkalających, ale nie spotkanie z przyjaciółmi w restauracji.
Wszystkie delegacje dzielą się na:
- krajowe,
- zagraniczne.
Delegacje krajowe i zagraniczne różnią się od siebie w zakresie, chociażby rozliczania wydatków, ponoszonych przez pracowników.
Delegacja czy oddelegowanie?
Oddelegowanie nie jest delegacją! Choć oba pojęcia są do siebie podobne, znacznie się od siebie różnią. Błąd w ich odróżnieniu może kosztować pracodawcę problemami prawnymi.
Oddelegowanie określa sytuację, w której pracodawca oddelegowuje swojego pracownika do pełnienia obowiązków zawodowych w innej miejscowości, niż ta, która została wskazana na umowie o pracę. Oddelegowanie jest zawierane na czas określony i wiąże się ze sporządzeniem aneksu do umowy, a nawet ze zmianą dotychczasowego wynagrodzenia.
Delegacja jest natomiast podróżą do innej miejscowości, odbywanej w ramach wykonywanej pracy. Oddelegowanie natomiast nie jest podróżą, ale zmianą miejsca wykonywanych dotychczas obowiązków zawodowych, co wiążę się z najczęściej dłuższym okresem zmiany niż delegacja.
Delegacja krajowa i zagraniczna a zwrot kosztów
Pracownikowi, który udaje się na delegację, przysługują liczne korzyści na pokrycie kosztów podróży służbowej. Zaliczamy do nich przede wszystkim:
- wyżywienie (diety),
- nocleg,
- transport,
- inne wydatki (np. opłaty parkingowe lub autostradowe).
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi wszystkich należnych świadczeń, wynikających z odbycia podróży służbowej.
Ile wynosi dieta krajowa?
Dieta krajowa (brana pod uwagę podczas delegacji w obrębie granic Polski) wynosi minimum 30 złotych za dobę podróży służbowej. Jednak pracodawca – we własnym zakresie – może ją zwiększyć o dowolną kwotę. Prawo zakłada również różne stawki diety w zależności od czasu trwania delegacji krajowej:
- dieta nie przysługuje, jeśli delegacja trwa mniej niż 8 godzin,
- 50% diety przysługuje, jeśli delegacja trwa od 8 do 12 godzin,
- pełna dieta przysługuje, jeśli delegacja trwa powyżej 12 godzin.
Jeśli delegacja krajowa trwa dłużej niż dobę, za kolejną, niepełną dobę przysługuje 50% diety (do 8 godzin) lub pełna dieta (powyżej 8 godzin).
Brak prawa do diety następuje wówczas, gdy:
- pracownikowi zapewniono bezpłatne wyżywienie przez cały dzień,
- pracownik przemieszcza się do domu w dniu wolnym od pracy podczas podróży służbowej, trwającej minimum 10 dni,
- delegacja krajowa dotyczy pobytu stałego lub czasowego.
Jeśli natomiast pracownik otrzyma niepełne wyżywienie w ciągu dnia, z jego diety odejmuje się część całej kwoty, przyjmując, że:
- śniadanie to 25%,
- obiad to 50%,
- kolacja to 25%.
W tym więc przypadku, jeśli pracownik ma zapewniony obiad i kolację, ale we własnym zakresie musi zorganizować sobie śniadanie, jego dieta będzie uwzględniać 25% całej kwoty.
Ile wynosi dieta zagraniczna?
Dieta zagraniczna dotyczy tych sytuacji, w których pracownik lub pracodawca wyjeżdża na podróż służbową poza granice Polski. Wysokość diety jest określana na podstawie stawek, obowiązujących w danym kraju. Jeśli delegacja zagraniczna dotyczy więcej niż jednego kraju, można ustalić osobną dietę w każdym państwie. Jej wysokość jest ustalana w następujący sposób:
- 1/3 diety do 8 godzin,
- 50% diety od 8 godzin do 12 godzin,
- 100% diety za ponad 12 godzin.
Wysokość diety zagranicznej – podobnie jak w przypadku diety krajowej – jest zmniejszona o koszt bezpłatnego wyżywienia, które wynosi:
- 15% diety w przypadku śniadania,
- 30% diety w przypadku obiadu,
- 30% diety w przypadku kolacji.
Jeśli więc pracownik otrzymuje darmowe wyżywienie na cały dzień, przysługuje mu 25% diety.
Noclegi i koszty transportu w delegacji
Koszt noclegu za dobę podczas podróży służbowej nie może przekroczyć 600 zł (dwudziestokrotność dobowej stawki diety). Jeśli natomiast pracodawca nie zapewni pracownikowi noclegu, a ten nie przedstawi stosownego rachunku, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety za jedną dobę, ale tylko wtedy, gdy nocleg trwał minimum 6 godzin między 21:00 a 7:00.
Transport delegacji krajowej wybiera pracodawca dlatego, jeśli pracownik bez wyjaśnienia zmieni środek transportu, pracodawca ma prawo nie zwracać poniesionych kosztów za przejazd. W innym przypadku pracownik otrzyma zwrot kosztów zgodnych z przedstawionym rachunkiem lub w formie ryczałtu (ryczałt nie przysługuje osobom, które prowadzą własną działalność gospodarczą) w wysokości 20% dobowej stawki diety.
Inną sytuacją jest korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego. W tej sytuacji nie przysługuje mu zwrot kosztów za dojazd, chyba że za własne pieniądze zakupi paliwo podczas podróży służbowej. Co więcej, jeśli pracodawca zgodzi się na korzystanie przez pracownika z samochodu prywatnego, ustala się stawkę za każdy przejechany kilometr, która wynosi dla:
- samochodów osobowych o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł,
- samochodów osobowych o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł,
- motocykli – 0,2302 zł,
- motorowerów – 0,1382 zł.
Powyższe stawki są wyliczane na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku. Zwrot kosztów za dojazd w delegacjach krajowych rozlicza się w ten sam sposób jak delegacje zagraniczne. Dodatkowo pracownikowi w delegacji zagranicznej przysługuje ryczałt:
- na pokrycie kosztów przejazdu z dworca i do dworca w wysokości dobowej diety,
- na pokrycie kosztów związanych z korzystania z komunikacji miejscowej w wysokości 10% dobowej diety za każdą rozpoczętą dobę.
Wyjątkiem są sytuacje, w których pracownik korzysta z samochodu.
Jak rozliczać podróże służbowe krajowe i zagraniczne?
Rozliczenie podróży krajowych i zagranicznych można podzielić na te, w których uczestniczy pracownik i te, w których uczestniczy pracodawca.
Rozliczanie delegacji pracowników
Przed podróżą służbową pracodawca wypłaca pracownikowi zaliczkę na pokrycie kosztów. Jest ona wyłącznie kalkulacją, dlatego w ciągu 14 dni po zakończonej podróży, pracownik musi się rozliczyć z odbytej delegacji, przedstawiając niezbędne rachunki, faktury lub bilety.
Pracownik nie musi płacić podatku dochodowego PIT za uzyskaną dietę, jeśli mieści się ona w określonych limitach. Co więcej, pracownik nie płaci podatku od uzyskanego zwrotu kosztów, chyba że przepisy prawne określają limit: w takiej sytuacji pracownik płaci podatek PIT od nadwyżki. Pracodawca natomiast nie może owej nadwyżki uznać za koszty uzyskania przychodu.
Z kolei zwrot wydatków za używanie prywatnego samochodu pracownika, są kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy, jeśli:
- są udokumentowane w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez pracownika,
- nie przekroczyły limitów stawek za każdy przejechany kilometr.
Rozliczanie delegacji pracowników nie może zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, jeśli pracodawca wybrał opodatkowanie w formie ryczałtu lub karty podatkowej.
Rozliczanie delegacji pracodawców
Pracodawca ma prawo uznać wydatki poniesione w delegacji za koszty uzyskania przychodu swojej firmy. W tym celu warto zachować wszystkie dokumenty, które potwierdzają związek podróży służbowej z przedmiotem prowadzonej działalności.
Pracodawców – w przeciwieństwie do pracowników – nie obowiązują limity, dotyczące m.in.: noclegów lub środków transportu. Należy jednak pamiętać, że każdy wydatek powinien być poniesiony w granicach rozsądku, aby można byłoby go uzasadnić zgodnie z prawem.
Podróże służbowe dla pracowników i pracodawców
Wiele przedsiębiorstw wysyła swoich pracowników na delegacje krajowe oraz zagraniczne. Niestety nie wszyscy zdają sobie sprawę, jak je rozliczać, jak wygląda regulacja prawna podróży służbowych lub nawet ile wynosi dieta krajowa. Mamy nadzieję, że powyższym poradnikiem rozwialiśmy wiele wątpliwości i przyczyniliśmy się do bezpiecznego oraz skutecznego działania firm, korzystających z delegacji. Z przyjemnością odpowiemy na więcej pytań. Wystarczy, że je zadasz na stronie biura rachunkowego Trasted.
