Czym jest umowa cywilnoprawna?

Umowa cywilnoprawna to popularna formą zatrudnienia w Polsce. Choć umowa o dzieło oraz umowa zlecenie, są regulowane przez Kodeks cywilny, różnią się między sobą w wielu kluczowych aspektach. Postanowiliśmy więc omówić najważniejsze cechy obu form zatrudnienia, kierując się perspektywą zarówno zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. W ten sposób odnajdziesz w naszym poradniku wiedzę, którą wykorzystasz w swoim życiu zawodowym!

Czym są umowy cywilnoprawne?

Umowy cywilnoprawne to formy zatrudnienia, które są regulowane przez Kodeks cywilny, a nie Kodeks pracy, jak w przypadku umowy o pracę. Tego rodzaju umowy są zawierane między dwoma stronami:

• zleceniodawcą (zlecającym wykonanie pracy),
• zleceniobiorcą (przyjmującym zlecenie). 

W przeciwieństwie do umowy o pracę, umowa cywilnoprawna nie tworzy stosunku pracy. Oznacza to, że nie zapewnia określonych praw i obowiązków:

• płatnego urlopu,
• składek na FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Wśród rodzajów umów cywilnoprawnych wyróżnia się natomiast przede wszystkim:

• umowę zlecenie,
• umowę o dzieło. 

Każda z nich ma swoje określone zastosowanie i różni się zakresem praw oraz obowiązków obu stron: zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Wybierając jedną z tych form zatrudnienia, warto zatem dokładnie rozważyć, która z nich będzie najlepiej odpowiadała charakterowi wykonywanej pracy.

Warto również pamiętać o tym, że umowy cywilnoprawne nie powodują obowiązku podporządkowania się zleceniobiorcy wobec zleceniodawcy. Osoba, która wykonuje zlecenie, nie może być zatem zobowiązana do pracy w określonym czasie i miejscu. Nie może także podlegać kierownictwu w taki sposób, jak ma to miejsce w przypadku stosunku pracy. Z kolei pracodawca, który zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, które w rzeczywistości wymagają zawarcia umowy o pracę, może ponieść odpowiedzialność za naruszenie praw pracowniczych. Takie działanie skutkuje grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Umowa zlecenie

Umowa zlecenie, regulowana przez przepisy Kodeksu cywilnego (art. 734–751), jest jednym z najpopularniejszych rodzajów umów cywilnoprawnych w Polsce. Na jej podstawie zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonych czynności na rzecz zleceniodawcy. Umowa zlecenie nie wymaga jednak osiągnięcia konkretnego rezultatu. Liczy się jedynie staranne wykonanie powierzonych zadań przez zleceniodawcę. Oznacza to, że zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za wynik swojej pracy, a jedynie za rzetelność jej wykonania.

Umowa zlecenie może być zawarta na czas określony lub nieokreślony. Oferuje to dużą elastyczność w dostosowywaniu jej do potrzeb obu stron. Ponadto zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca mogą dość swobodnie kształtować treść umowy zlecenie. To pozwala dopasować warunki współpracy do charakterystyki danej sytuacji.

Co powinna zawierać umowa zlecenie?

Każda umowa zlecenie powinna być zawarta w formie pisemnej (po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron). Należy również zwrócić uwagę, aby zawierała najważniejsze informacje.

• Określenie stron umowy (zleceniodawca i zleceniobiorca).
• Przedmiot umowy (rodzaj świadczonej usługi).
• Datę zawarcia umowy.
• Czas trwania umowy.
• Wynagrodzenie za wykonane zlecenie.
• Obowiązki zleceniobiorcy związane ze starannym wykonaniem zadań.

Dodatkowe zapisy mogą dotyczyć m.in.: miejsca wykonywania zlecenia, wymaganych kwalifikacji, przeniesienia praw autorskich, a także kar umownych za nienależyte wykonanie umowy lub nieterminowość.

Czym się charakteryzuje?

W odróżnieniu od umowy o pracę, umowa zlecenie nie zakłada podporządkowania zleceniobiorcy bezpośredniemu nadzorowi zleceniodawcy. Oznacza to, że zleceniobiorca ma większą swobodę w wyborze sposobu, miejsca i czasu wykonywania pracy. Co więcej, umowa może być zarówno odpłatna, jak i nieodpłatna, w zależności od postanowień zawartych w umowie lub charakteru współpracy.

Co ważne, możliwe jest powierzenie wykonania zlecenia osobie trzeciej, jeśli jest to zgodne z umową lub wynika z okoliczności. Umowa zlecenie może być wypowiedziana w dowolnym momencie przez każdą ze stron. Zleceniobiorca ma jednak prawo do zwrotu poniesionych kosztów, a w przypadku odpłatnej umowy – do części wynagrodzenia za wykonane dotąd zadania.

Ile wynosi minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie?

Od 1 lipca 2024 roku minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie wynosi 28,10 zł brutto. Należy jednak pamiętać, że wysokość minimalnej stawki godzinowej zmienia się każdego roku, więc warto regularnie śledzić najnowsze informacje w tym zakresie. Aktualnie wiadomo natomiast, że 1 stycznia 2025 roku zacznie obowiązywać nowa, minimalna stawka godzinowa, która wyniesie 30,50 zł brutto.

Prawa i obowiązki stron

Z punktu widzenia zleceniobiorcy, umowa zlecenie wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zleceniobiorca jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę u innego pracodawcy i osiąga minimalne wynagrodzenie. Umowa zlecenie jest ponadto częstą formą zatrudniania studentów poniżej 26. roku życia, którym przysługuje tzw. ulga dla młodych. Specyfika umowy zwalnia ich z konieczności opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. W ostateczności to przekłada się na wyższe wynagrodzenie.

Zleceniodawca ma natomiast prawo wymagać od zleceniobiorcy raportowania przepracowanych godzin. W ten sposób ma pewność, że zadania są realizowane zgodnie z zawartą umową. W tym celu czasami stosuje się inteligentne narzędzia do śledzenia czasu pracy, które ułatwiają bieżącą kontrolę i rozliczenia. Regularne monitorowanie godzin pracy zleceniobiorcy może pomóc uniknąć nieporozumień oraz zapewnić przejrzystość w rozliczeniach.

7 przykładów zastosowania umowy zlecenie

Umowa zlecenia to jedno z najpopularniejszych narzędzi w ramach umów cywilnoprawnych. Jest szczególnie użyteczna w sytuacjach wymagających regularnych usług bez konieczności zatrudniania na stałe. Jest to doskonałe rozwiązanie w przypadkach, gdy zleceniobiorca świadczy określone usługi w sposób ciągły. 

Oto kilka typowych przykładów, w których umowa zlecenie może mieć zastosowanie!

1. Prowadzenie księgowości.
2. Świadczenie usług doradczych (np. podatkowych, biznesowych).
3. Prowadzenie treningów personalnych (np. zajęcia fitness, indywidualne sesje).
4. Udzielanie korepetycji.
5. Świadczenie usług ochroniarskich (np. ochrona osób lub mienia).
6. Realizacja usług IT (np. obsługa techniczna systemów informatycznych).
7. Zarządzanie kampaniami marketingowymi.

Umowa zlecenia zapewnia elastyczność w długoterminowej współpracy, umożliwiając świadczenie usług bez stałego zatrudnienia, co czyni ją atrakcyjną dla wielu branż. Jest to zatem rozwiązanie idealne, gdy kluczowe jest wykonywanie regularnych zadań z zachowaniem swobody w kształtowaniu warunków współpracy.

Umowa o dzieło

Umowa o dzieło jest specyficzną formą umowy cywilnoprawnej, ponieważ opiera się na osiągnięciu konkretnego, z góry określonego rezultatu. Zamawiający (strona zlecająca), powierza wykonanie określonego dzieła wykonawcy (strona przyjmująca), który zobowiązuje się dostarczyć efekt zgodny z umową. Bardzo ważne jest, iż umowa o dzieło ma zwykle charakter jednorazowy i nie powinna dotyczyć powtarzalnych czynności, które są bardziej typowe dla umowy zlecenie. Wykonawca otrzymuje wynagrodzenie po dostarczeniu finalnego produktu. Postać wspomnianego „produktu” może być zarówno materialna, jak i niematerialna (np. namalowanie obrazu, stworzenie strony internetowej). Kluczowe znaczenie ma zatem osiągnięcie ustalonego rezultatu zgodnie z umową. Jeśli więc dojdzie do niewypełnienia warunków umowy, wykonawca może być zobowiązany do poprawek lub naprawienia ewentualnych szkód. Wszystkie zasady, prawa i obowiązki umowy o dzieło są regulowane przez Kodeks cywilny (art. 627–646).

Co powinna zawierać umowa o dzieło?

Umowa o dzieło może być zawarta ustnie lub pisemnie. Bez względu na wybór formy, należy ustalić takie kwestie, jak:

• strony umowy (zamawiający i przyjmujący zamówienie),
• przedmiot umowy,
• termin realizacji (ramy czasowe realizacji zamówienia)
• wynagrodzenie (ustalone w formie ryczałtowej, kosztorysowej lub innej),
• prawa autorskie (jeśli umowa dotyczy utworów),
• zasady zgłaszania reklamacji.

Dodatkowo warto doprecyzować również sposób odbioru dzieła, sposób rozliczenia ewentualnych poprawek oraz kar umownych za niewłaściwe wykonanie zamówienia.

Czym się charakteryzuje?

Jak już wspomnieliśmy, umowa o dzieło skupia się na jednorazowym wykonaniu określonego rezultatu. Może być zawarta zarówno ustnie, jak i pisemnie. Dla przejrzystości i bezpieczeństwa zalecamy jednak formę pisemną, w której szczegółowo określa się przedmiot umowy, terminy realizacji czy wysokość wynagrodzenia i sposób jego obliczania. W przypadku umowy o dzieło wykonawca może skorzystać z pomocy osób trzecich, jednak wciąż ponosi odpowiedzialność za realizację i efekt. Ponadto zgodnie z obowiązującymi przepisami, wykonawca odpowiada za ewentualne wady dzieła. To oznacza, że zamawiający ma prawo do reklamacji w przypadku, gdy rezultat nie spełnia ustalonych standardów.

Wynagrodzenie i składki w umowie o dzieło

Umowa o dzieło nie wymaga odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. W rezultacie jest często korzystniejsza pod względem kosztów zarówno dla zlecającego, jak i wykonawcy. Wynagrodzenie może być natomiast ustalone w formie:

• ryczałtowej (na podstawie wskazanej kwoty za wykonanie dzieła po wcześniejszym oszacowaniu kosztów),
• kosztorysowej (na podstawie zestawienia zaplanowanych prac i przewidywanych kosztów),
• innej (na podstawie wskazanie innej podstawy do ustalenia wynagrodzenia).

Zachodzi jednak pewien wyjątek od reguły brzmiącej: „od umowy o dzieło nie trzeba płacić składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne”. Dochodzi do tego w sytuacji, gdy umowa o dzieło zawierana jest ze stałym pracownikiem przedsiębiorstwa. Wówczas może dojść do obowiązkowego potrącenia składek od całości wynagrodzenia (sumy przychodów w ramach umowy o pracę i umowy o dzieło). Składki nie są jednak naliczane w przypadku osób, które przebywają na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim lub wychowawczym.

Prawa i obowiązki stron

Umowa o dzieło z perspektywy wykonawcy oznacza, że odpowiada on wyłącznie za końcowy rezultat pracy, bez względu na proces jej realizacji. Wykonawca nie ma również prawa do takich świadczeń, jak urlop: wypoczynkowy, macierzyński czy wychowawczy. Jeśli umowa o dzieło została zawarta z jego własnym pracodawcą, składki na ubezpieczenia społeczne są odprowadzane na tych samych zasadach, co w przypadku umowy o pracę. W razie sporów z pracodawcą, wykonawca może dochodzić swoich roszczeń jedynie na drodze cywilnej, co wiąże się z koniecznością wynajęcia adwokata i przygotowaniem na proces sądowy. Od strony zamawiającego, umowa o dzieło nie nakłada obowiązku udzielania urlopów lub świadczeń. Zamawiający nie musi również odprowadzać składek na ubezpieczenie społeczne ani zdrowotne, chyba że umowa została zawarta z własnym pracownikiem.

7 przykładów zastosowania umowy o dzieło

Umowa o dzieło jest często wykorzystywana w przypadku zadań jednorazowych lub projektów, które mają wyraźnie określony efekt końcowy. Może to być zatem idealne rozwiązanie dla osób i firm poszukujących realizacji konkretnego przedsięwzięcia. 

Oto kilka charakterystycznych przykładów, gdzie umowa o dzieło ma zastosowanie!

1. Realizacja dzieła artystycznego (np. napisanie książki).
2. Tworzenie strony internetowej.
3. Realizacja sesji zdjęciowej.
4. Produkcja filmu (np. spot reklamowy).
5. Tłumaczenie dokumentów.
6. Produkcja materiałów promocyjnych.
7. Opracowanie grafiki komputerowej (np. logo).

Umowa o dzieło jest więc optymalnym wyborem w przypadku jednorazowych projektów o jasno określonym efekcie końcowym, zapewniając precyzyjne określenie rezultatu pracy. Dzięki swojej specyfice doskonale sprawdza się w branżach artystycznych, technologicznych oraz reklamowych.

Badania lekarskie i BHP w umowach cywilnoprawnych

Przepisy prawa w Polsce nie wskazują jednoznacznie, że osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło, muszą przechodzić obowiązkowe badania lekarskie lub szkolenia BHP. Jednak pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy wszystkim osobom, które wykonują pracę w zakładzie lub miejscu przez niego wyznaczonym – niezależnie od formy zatrudnienia. Dotyczy to więc zarówno osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, jak i samozatrudnionych.

Prawo nie precyzuje, w jaki sposób obowiązek bezpiecznych i higienicznych warunków pracy powinien być realizowany. W praktyce jednak może to wiązać się z koniecznością przeprowadzenia odpowiednich szkoleń BHP i oceny ryzyka zawodowego na danym stanowisku. Jeśli rodzaj pracy lub związane z nią zagrożenia uzasadniają taką potrzebę, pracodawca może więc wymagać, aby osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej przeszły badania lekarskie oraz szkolenie z zakresu BHP. Jest to szczególnie istotne w przypadku prac niebezpiecznych (np. prac na wysokościach).

Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej w zakładzie pracy są zobowiązane do przestrzegania przepisów BHP w takim samym stopniu jak pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że muszą one stosować się do zasad bezpieczeństwa, ustalonych przez pracodawcę, choć formalnie nie są one objęte tymi samymi przepisami co pracownicy etatowi. Ważne jest, aby kwestie związane z BHP były jasno określone w umowie cywilnoprawnej, co pozwoli uniknąć nieporozumień i zapewni odpowiednie standardy bezpieczeństwa.

Jeżeli pracodawca nie zadba o odpowiednie warunki BHP, to on ponosi odpowiedzialność za ewentualne naruszenia przepisów. Dotyczy to także sytuacji, w których osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej ulegną wypadkowi z powodu niedostatecznych standardów bezpieczeństwa.

Umowy cywilnoprawne a umowa o pracę

Zawieranie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę w sposób niedozwolony, jest karane grzywną, wynoszącą nawet do 30 000 złotych za każde naruszenie prawa. Jeżeli natomiast prawa pracownicze są łamane nagminnie i regularnie, wówczas może dojść do ograniczenia wolności. Kary są regulowane przez art. 281 § 1 Kodeksu pracy. Biorąc zatem pod uwagę tak dotkliwe i poważne konsekwencje, warto wiedzieć, jakie różnice zachodzą pomiędzy umowami cywilnoprawnymi a umową o pracę. 

• Umowa o pracę tworzy formalny stosunek pracy. Oznacza to, że pracownik jest zobligowany do wykonywania określonych obowiązków zawodowych pod nadzorem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 22), pracownik otrzymuje co najmniej wynagrodzenie minimalne oraz ma prawo do szeregu przywilejów (np. płatny urlop, ubezpieczenia społeczne). Pracodawca jest ponadto zobowiązany do przestrzegania wszystkich regulacji Kodeksu pracy.

• W przypadku umów cywilnoprawnych relacja między stronami ma inny charakter i jest mniej sformalizowana. Zastosowanie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę jest uzasadnione tylko wtedy, gdy specyfika współpracy nie spełnia wymogów typowych dla stosunku pracy, takich jak: stałe miejsce, czas pracy i bezpośredni nadzór pracodawcy. Pracodawca nie może ponadto zastąpić umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeśli rzeczywiste warunki pracy wskazują na istnienie stosunku pracy.

Oprócz wskazanych na początku konsekwencji, nieprawidłowe stosowanie umów cywilnoprawnych w miejsce umowy o pracę, sprawia, że inspektorzy z Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) mają prawo nakazać przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. Takie działania może natomiast skutkować koniecznością uregulowania zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i podatki. Co więcej, pracodawca może być zobowiązany do wypłaty zaległych świadczeń pracowniczych (np. wynagrodzenie za nadgodziny, niewykorzystany urlop).

Ozusowanie umów cywilnoprawnych w 2026 roku?

Aktualnie rząd pracuje nad dużą reformą, która ma na celu wprowadzenie obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne od wszystkich umów zlecenie oraz umów o dzieło.

• Choć początkowo zakładano, że zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2025 r., z powodu opóźnień i braku zgody wśród rządzącej koalicji, bardziej prawdopodobny jest termin 1 stycznia 2026 r. 
• Największy spór dotyczy umów o dzieło, które również miałyby zostać objęte składkami ZUS (z wyjątkiem umów zawieranych ze studentami i uczniami do 26. roku życia).
• Reforma może uderzyć w zarobki osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne, ale jednocześnie może wpłynąć na przyszłe świadczenia socjalne, zwiększając ich wartość.

Eksperci wskazują, że oskładkowanie wszystkich umów cywilnoprawnych jest konieczne, aby zwiększyć konkurencyjność firm i poprawić sytuację pracowników na rynku.

Umowy cywilnoprawne w Polsce

Umowa cywilnoprawna oferuje elastyczność, ale wiąże się również z pewnymi ograniczeniami, zarówno dla wykonawców, jak i zamawiających. Błędne zastosowanie umowy cywilnoprawnej prowadzi natomiast do dotkliwych konsekwencji. Warto więc dokładnie i rzetelnie sporządzić umowę o dzieło lub umowę zlecenie, dbając o spełnienie wszystkich niezbędnych wymogów prawnych. Ważne jest, aby obie strony odpowiednio dostosowały umowę do faktycznych warunków współpracy, aby uniknąć ryzyka nieprawidłowej kwalifikacji zatrudnienia. Ostateczny wybór formy umowy powinien być natomiast przemyślany i dostosowany do charakteru pracy, co pozwoli na efektywną i bezpieczną współpracę.