Co to jest VAT i jak działa w Twojej firmie?

O podatku VAT mówi się dużo, jednak większość osób wciąż zastanawia się, czym tak naprawdę jest VAT i jak działa? Wróćmy zatem do fundamentów. Przyjrzymy się podatkowi VAT, poznajmy jego definicję i różne stawki, a także spójrzmy na niego z perspektywy małych przedsiębiorców: właścicieli JDG oraz freelancerów. Napisaliśmy ten poradnik, aby rozwiać wątpliwości i pokazać, że podatek VAT nie jest problemem, tylko elementem prowadzenia firmy w Polsce. Czytając nasz artykuł, dowiesz się:

Co to jest podatek VAT?
Kiedy nie trzeba go płacić?
Ile wynosi VAT w Polsce?
Jak rozliczać podatek?
Co to jest VAT naliczony i należny?
Kiedy opłaca się zostać płatnikiem VAT?

Po przeczytaniu poradnika, zyskasz wiedzę, która pomoże Ci w prowadzeniu firmy i codziennym funkcjonowaniu!

Co to jest VAT?

VAT jest podatkiem od towarów i usług, który dotyczy praktycznie każdego obywatela w większości krajów na całym świecie. W Polsce wysokość podatku wynosi najczęściej 23%, jednak w niektórych przypadkach możliwe jest użycie stawek obniżonych: 8%, 5% lub 0%. VAT to podatek o charakterze pośrednim, co sprawia, że ostatecznie obciąża konsumenta, czyli osobę kupującą dany produkt lub usługę.

Ważne jest, że podatek jest doliczany do kwoty netto transakcji na każdym etapie produkcji i dystrybucji. Ponadto występuje w rozliczeniach sprzedawców (VAT należny) i kupujących (VAT naliczony). Ciekawostką jest, że wpływy z podatku VAT stanowią jedno z najważniejszych źródeł dochodu naszego kraju.

VAT a podatek dochodowy

Większość przedsiębiorców w Polsce płaci zarówno podatek dochodowy, jak i VAT. Oba zobowiązania są jednak od siebie niemalże niezależne. Podatek VAT zazwyczaj nie wpływa na wysokość kosztów uzyskania przychodu, a tym samym nie oddziałuje na podatek dochodowy. Jeżeli więc przedsiębiorca sprzeda towar za kwotę 1000 zł netto + 230 zł VAT (czyli 1230 zł brutto), podatek dochodowy jest wyliczany od kwoty 1000 zł.

Biała lista podatników VAT

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek weryfikować swoich kontrahentów, zwłaszcza ich rachunki bankowe przed zapłatą. Służy do tego wykaz podatników VAT (zwany również: „białą listą podatników VAT”). Jest to narzędzie, w którym można znaleźć informacje na temat dowolnego przedsiębiorcy. Baza danych zawiera m.in.: nazwę firmy, status podatnika, adres firmy, datę rejestracji jako podatnika VAT, a także numer rachunku bankowego.

Mechanizm podzielonej płatności

Split payment (mechanizm podzielonej płatności) to specjalny sposób opłacania faktur. Jest on szczególnie istotny dla transakcji, zawieranych pomiędzy dwoma firmami (B2B). W praktyce polega na rozdzieleniu płatności za fakturę na dwie części:

kwota netto (cena bez VAT) trafia na standardowy rachunek bankowy sprzedawcy;
kwota VAT jest przelewana na specjalny, oddzielny rachunek VAT, który bank automatycznie tworzy dla każdego firmowego konta.

W rezultacie wartość podatku VAT nie trafia bezpośrednio do swobodnej dyspozycji sprzedawcy. Z rachunku VAT można płacić zobowiązania podatkowe (np. VAT do urzędu skarbowego), ale nie można nimi opłacać bieżących kosztów firmy.

Stawki VAT w Polsce

Podstawowa stawka VAT w Polsce wynosi 23%. Jest ona stosowana dla zdecydowanej większości towarów i usług. W określonych sytuacjach prawo dopuszcza jednak zastosowanie niższych stawek VAT, które wynoszą: 8%, 5% oraz 0%.

8% VAT – obniżona stawka dotyczy m.in.: usług gastronomicznych, a także wybranych produktów spożywczych oraz usług remontowych i budowlanych.
5% VAT – obniżona stawka dotyczy m.in.: podstawowych produktów żywnościowych, książek i ebooków, a także towarów związanych z produkcją rolniczą.
0% VAT– zerowa stawka dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy i eksportu towarów.

Co ciekawe, w Polsce funkcjonuje jeszcze podatek VAT, wynoszący: 4% (dla taksówkarzy) oraz 7% (dla rolników ryczałtowych).

Jak obliczać podatek VAT?

Jak już wspominaliśmy, VAT jest podatkiem od towarów i usług, który ma charakter pośredni. To oznacza, że jest on zazwyczaj przenoszony na konsumenta końcowego. Aby jednak w pełni zrozumieć, w jaki sposób jest wyliczana kwota VAT dla przedsiębiorcy, musimy zrozumieć dwa istotne pojęcia: VAT naliczony i VAT należny.

VAT naliczony

Gdy przedsiębiorca kupuje towary lub usługi, wykorzystywane w działalności gospodarczej, wówczas płaci VAT naliczony, który jest zawarty w cenie dóbr lub usług. Jeżeli zatem przedsiębiorca kupuje materiały niezbędne do pracy za kwotę 1500 zł netto ze stawką VAT 23%, wtedy VAT naliczony wyniesie 345 zł. W rezultacie kwotą brutto zakupu będzie 1845 zł.

VAT należny (odliczony)

Kiedy przedsiębiorca sprzedaje towary lub usługi, wówczas niejako „odzyskuje” VAT od swoich klientów. Jeśli więc przedsiębiorca wyświadczył usługi marketingowe na kwotę 2500 zł netto ze stawką VAT 23%, wtedy VAT należny wyniesie 575 zł i zostanie doliczony do kwoty netto. W ten sposób klient zapłaci łącznie 3075 zł brutto, a przedsiębiorca „odzyska” VAT.

Ile naprawdę wynosi podatek VAT dla przedsiębiorcy?

Przedsiębiorca pobiera więc VAT należny od swoich klientów (sprzedaż towarów lub usług). Z kolei płaci VAT naliczony swoim dostawcom (zakup towarów lub usług). Jak zapewne się domyślasz, realną kwotę podatku VAT, którą przedsiębiorca płaci do urzędu skarbowego, otrzymujemy wtedy, gdy od VAT-u należnego odejmiemy VAT naliczony. Można to wyrazić bardzo prostym działaniem:

VAT należny – VAT naliczony = VAT do urzędu skarbowego.

VAT naliczony i VAT należny ulegają więc bilansowaniu. Wcześniej podaliśmy przykłady, z których wynika, że VAT należny przedsiębiorcy wyniósł 575 zł, natomiast VAT naliczony 345 zł. W rezultacie realne obciążenie przedsiębiorcy (VAT do zapłaty do urzędu skarbowego) wynosi 200 zł.

W sytuacji, gdy VAT naliczony będzie wyższy niż VAT należny, przedsiębiorca ma prawo złożyć wniosek o zwrot nadwyżki lub uwzględnienie jej w przyszłych zobowiązaniach.

Jak i kiedy płacić VAT?

Rozliczanie VAT odbywa się poprzez Jednolity Plik Kontrolny (JPK_V7), który uwzględnia zarówno część deklaracyjną, jak i ewidencyjną. Dokument należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale), za który następuje rozliczenie. Jeśli zatem przedsiębiorca rozlicza VAT z maja, wówczas termin składania deklaracji mija 25 czerwca. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z usług biura rachunkowego, nie muszą jednak o tym myśleć, ponieważ tego typu kwestiami zajmuje się księgowa lub księgowy.

Przedsiębiorcy płacą podatek VAT do urzędu skarbowego, wykonując przelew bankowy na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Można go sprawdzić na specjalnej stronie Ministerstwa Finansów, wpisując swój NIP lub PESEL. Co jednak ważne, niektórzy przedsiębiorcy mogą płacić VAT do urzędu skarbowego w formie gotówki. Dotyczy to jednak tylko mikroprzedsiębiorców, czyli właścicieli firm, którzy zatrudniają poniżej 10 pracowników i wykazują obrót niższy niż 2 miliony euro.

Zwolnienia z VAT-u dla firm

Nie każdy przedsiębiorca musi rejestrować się jako płatnik VAT. Polskie prawo przewiduje kilka sytuacji, w których można skorzystać ze zwolnienia VAT.

Zwolnienie podmiotowe

Ze zwolnienia podmiotowego najczęściej korzystają właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) i freelancerzy. Zgodnie z prawem nie muszą oni płacić VAT-u, dopóki ich roczny obrót ze sprzedaży nie przekroczy 200 000 zł. Limit 200 000 zł dotyczy wartości sprzedaży netto (bez VAT), ale co ważne, wlicza się do niego tylko te czynności, które normalnie byłyby opodatkowane. Limit jest proporcjonalny do liczby dni prowadzenia firmy w danym roku. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca zacznie działać 1 lipca, limit na dany rok wyniesie około 100 000 zł.

W niektórych sytuacjach zwolnienie podmiotowe nie obowiązuje. Dotyczy to sprzedaży określonych towarów lub usług, wymienionych w ustawie o VAT (np. wyroby jubilerskie, samochody, motocykle, usługi prawnicze). W takim przypadku przedsiębiorca musi rozliczać VAT, nawet jeśli roczny obrót nie przekracza 200 000 zł.

Zwolnienie przedmiotowe

Przedsiębiorca może być zwolniony z VAT, nawet jeśli przekroczy limit 200 000 zł. Do takiej sytuacji dochodzi wtedy, gdy świadczy on usługi lub sprzedaje towary, które zostały wskazane w art. 43 ust.1 ustawy o VAT. Takie zwolnienie nazywane jest „przedmiotowym”, ponieważ dotyczy przedmiotu działalności. Zwolnieniu przedmiotowemu podlegają m.in.: usługi medyczne, usługi nauczania języków obcych czy usługi finansowe.

Firma z VAT-em czy bez VAT-u?

Niektórzy przedsiębiorcy dobrowolnie decydują się na rejestrację jako płatnik VAT, pomimo przysługującego im zwolnienia. Nasuwa się więc pytanie: dlaczego to robią? Czy bycie VAT-owcem jest opłacalne?

Kiedy warto być płatnikiem VAT?

Jeśli firma rozlicza się głównie z innymi firmami, które są płatnikami VAT, wtedy rozliczanie VAT może okazać się opłacalne. Bardzo często zdarza się, że firmy preferują współpracę z firmami, które są płatnikami VAT, ponieważ wtedy możliwe jest odliczanie podatku.
Bycie płatnikiem VAT pozwala odliczyć podatek od zakupów. Jeśli więc wydatki firmowe (np. na komputer, oprogramowanie, wynajem biura) są wysokie, można odzyskać część zapłaconego podatku VAT. Dla firmy, która dużo inwestuje, staje się to więc realną oszczędnością.
W niektórych branżach bycie płatnikiem VAT jest postrzegane jako wiarygodniejsze i bardziej profesjonalne.

Kiedy nie warto być płatnikiem VAT?

W przypadku, gdy firma osiąga mały obrót, bycie płatnikiem VAT może okazać się niekorzystne z racji kosztów administracyjnych i biurokracji.
Jeśli większość klientów stanowią osoby fizyczne, które nie mogą odliczyć VAT-u, ceny towarów lub usług będą dla nich wyższe.
Gdy firma sprzedaje swoje towary lub usługi za granicę, może zostać zwolniona z podatku VAT.

Podatek od towarów i usług – niezbędna wiedza dla przedsiębiorcy

Właśnie przeszedłeś przez najważniejsze zagadnienia dotyczące VAT-u w Polsce. Jak się czujesz z nowo zdobytą wiedzą? Masz w sobie większą pewność? Pojawiły się w Tobie nowe pytania lub wątpliwości? Mamy nadzieję, że nasz poradnik dostarczył Ci niezbędnych odpowiedzi i wzbudził ważne refleksje. Zapamiętaj, że podatek od towarów i usług nie powinien stanowić problemu dla przedsiębiorców. To jeden z elementów prowadzenia firmy. Jeśli go zrozumiesz, może nawet przynieść długofalowe korzyści Twojej działalności.